1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de ProVida ha dispuesto que los nuevos Directores que se integren participen en un programa interno de inducción (“PII”) que consiste en una detallada exposición, preparada especialmente al efecto, en la que cada gerente divisional o de primera línea de cada área (inversiones, comercial, riesgos, finanzas, entre otras) explica el funcionamiento de sus respectivas áreas, los aspectos más relevantes dentro de ellas, sus procedimientos, controles y políticas, además de sus proyectos concretos. Dicha exposición incluye los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que el Directorio ha considerado más relevantes y las razones de aquello también son informadas en dicha exposición. Al efecto, la administración de ProVida, en adelante la “Administración” podrá, en caso que así lo estime conveniente, apoyarse en entidades o asesores externos para la presentación adecuada y completa de estos temas a los nuevos Directores que se integran a ProVida.
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio ha revisado e identificado los principales y potenciales grupos de interés relevantes o stakeholders en una de sus sesiones ordinarias de 2023 en la que se revisó la estrategia de sostenibilidad de la Sociedad y se profundizó en los focos de la estrategia y en los logros alcanzados durante el año. El PII también contiene dicha información. El principal mecanismo que se emplea para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con los grupos de interés es la Política de Difusión y Transparencia de ProVida a través de la cual se busca garantizar a los diferentes \\\"stakeholders” procurar los mejores esfuerzos para divulgar en forma veraz, oportuna y precisa todos los asuntos materiales relativos a la sociedad, y de esta forma resolver las demandas informativas de la comunidad, generando altos niveles de credibilidad y confianza respecto de su gestión. Adicionalmente, la Administración constantemente mide los índices de satisfacción de sus afiliados y de ello reporta al Comité de Servicios y al Directorio.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    Enlace	https://www.provida.cl/nuestra-empresa/conocenos/politicas-y-procedimientos/

    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el PII, la información relevante de ProVida se pone a disposición de los Directores. Parte de esa información se encuentra en la Memoria Anual de ProVida, así como también en las políticas y manuales que se aplican a la Sociedad, entre ellas el Código de Ética Empresarial (anteriormente denominado Código de Conducta) y la Política de Diversidad, Equidad e Inclusión. En los documentos mencionados se describe la misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la Sociedad, sus directores y personal. Además, durante el PII, el Gerente General y la Gerente de Recursos Humanos de la Sociedad también se reúnen con el nuevo director para informarle acerca de la gestión de riesgos y el programa de inclusión y diversidad dentro de la Sociedad.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

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    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el PII, la información relevante de ProVida se pone a disposición de los directores. Dentro de esa información, se incluye un documento que describe el marco jurídico aplicable tanto a la Sociedad como también al Directorio, y a sus ejecutivos principales. Además, el Fiscal y el equipo legal interno de gobernanza de la Compañía se reúnen con los nuevos directores para explicarles en detalle las principales disposiciones del marco regulatorio aplicable.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se ha indicado, durante el PII se entrega un dossier de información relevante de ProVida que incluye todas las políticas aplicables a la Sociedad considerando el marco jurídico aplicable al Directorio, incluidos los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada uno de sus integrantes, con ejemplos de fallos, sanciones y pronunciamientos más relevantes que hayan ocurrido en el último tiempo a nivel local respecto de esos deberes. Además, el equipo interno de gobernanza de ProVida, durante una o más reuniones, describe los aspectos más relevantes en relación a estas temáticas a cada nuevo director.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se ha indicado, durante el PII se entrega un dossier de información relevante de ProVida que incluye también acceso a las actas de Directorio y sus comités de los 2 años anteriores al inicio de su mandato, que incluyen los principales acuerdos adoptados y las razones que los sustentan.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El ya referido dossier de información relevante de ProVida, incluye también los estados financieros trimestrales y anuales del último año, junto con sus respectivas notas explicativas, y los criterios contables aplicados en su confección. Adicionalmente, los nuevos directores se reúnen con el Gerente de Planificación y Finanzas.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida cuenta con una normativa interna específica para los directores denominada \\\\\\\"Política de Control de Conflictos de Interés al Interior del Directorio\\\\\\\" que contiene las directrices específicas para evitar que los Directores participen en decisiones en las que presentan un conflicto de interés. Adicionalmente, ProVida cuenta con un Código de Ética Empresarial o Código de Conducta del Grupo MetLife. En dicho código existe un apartado sobre responsabilidad personal, y dentro del mismo un acápite referido a cómo se debe actuar en caso de enfrentarse a un conflicto de interés. Asimismo, existe un manual llamado “Normas y Procedimientos Sobre Conflictos de Interés” que informa sobre las normas legales y reglamentarias sobre conflictos de interés y, la \\\\\\\"Norma para la Prevención y Gestión de Conflictos de Interés\\\\\\\" que contiene los criterios y pautas de actuación a seguir para la prevención y gestión de conflictos de interés que puedan surgir como consecuencia de la prestación de servicios y actividades de inversión que impliquen un riesgo. Adicionalmente, la Compañía cuenta con la Política de Provida en el ámbito de los Mercados de Valores y con el Reglamento Interno de conducta en el ambito de los Mercados de Valores, ambos relativas a la información privilegiada.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

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  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

  • 
    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los Directores de ProVida se capacitan permanentemente en el ejercicio de su cargo en materias corporativas y cuentan con asesores tanto internos como externos que los asisten. Durante el año 2023 se realizaron capacitaciones relacionadas con materias relevantes para la Compañía como \\\"Environmental, Social and Corporate Governance\\\" (ESG), desafios de la Nueva Constitución, entre otras materias relacionadas con el contexto social. Cada vez que se presenta alguna materia o situación que requiera de conocimientos adicionales o un manejo especial, se solicitan asesorías y/o capacitaciones a los Directores conforme al Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio. Además, los Directores de Provida se capacitan tambien fuera del Directorio, abordando temas sobre Delitos Económicos y similares.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Procedimiento de Mejoramiento Continuo que contempla dicha materia. Respecto a gobierno corporativo, anualmente, el Directorio refuerza sus conocimientos sobre las tendencias actuales, tanto aquellas observadas por los reguladores a nivel local, como las de la industria de AFP y otras entidades, por ejemplo, aquellas que se cumplen en otras jurisdicciones asociadas a la inversión de los fondos de pensiones y de los estándares mundiales seguidos por el grupo controlador MetLife.
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Procedimiento de Mejoramiento Continuo que contempla dicha materia. Durante el año 2023, el Directorio ha revisado aspectos de diversidad e inclusión dentro de la organización (composición demográfica de género, etaria, nacionalidad, brecha salarial etc.), diversidad de género en la alta dirección de las empresas en que ProVida invierte los fondos de pensiones que administra, etc. Además, al formar parte del grupo empresarial MetLife, ProVida ha adoptado sus políticas globales que promueven de manera enfática la diversidad e inclusión. ProVida ha suscrito los Principios de Empoderamiento Económico de la Mujer de ONU Mujeres (WEPs por sus siglas en inglés), así como también el Índice de Paridad de Género (IPG) a nivel local. También, con el objetivo de mejorar los indicadores de equidad, Provida cuenta con el programa de coaching EmpowerHER, que busca impulsar instancias en donde las mujeres tengan más participación, además de acompañarlas en su carrera profesional.
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio que contempla dicha materia. La última actualización del referido procedimiento se efectuó en diciembre de 2018.
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio que contempla dicha materia. Cada año, al Directorio se le presentan actualizaciones en ese sentido.
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio que contempla dicha materia. En relación con ello, cabe señalar que Provida cuenta con una \\\\\\\"Política de Control de Conflictos de Interés al Interior del Directorio\\\\\\\" que contempla mecanismos para identificar, prevenir y resolver los conflictos de intereses que puedan surgir en el curso del desempeño de las obligaciones del Directorio y que impliquen un riesgo importante de menoscabo de los intereses de uno o más clientes. Además, existe un “Manual de Normas y Procedimientos Sobre Conflictos de Interés” que tiene como objetivo presentar las normas legales y reglamentarias chilenas sobre conflictos de interés y que obligan a las administradoras de Fondos de Pensiones y a las personas jurídicas y naturales, incluidos los directores y las personas relacionadas con ella, bajo los términos que las propias disposiciones señalan. La política y el manual citados, son aprobadas por el Directorio y revisadas anualmente. Además, la Compañía cuenta con la Política de Provida en el ámbito de los Mercados de Valores y el Reglamento Interno de conducta en el ámbito de los Mercados de Valores, ambos relativos al manejo de la información privilegiada.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

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    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio señala que las materias sobre las que han recaído las capacitaciones del Directorio anualmente se informan a través del Formulario de respuestas a la Norma de Carácter General N° 385 de la Comisión para el Mercado Financiero que se publica tanto en la página web de la CMF como en la página web de ProVida. Durante 2023 el Directorio de ProVida recibió capacitaciones por parte de expertos sobre gobernanza, ESG, cambios legislativos, dentro de cuales se trato la nueva Ley de Delitos Económicos, y constitucionales, entre otros.
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

  • 
    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Procedimiento de Mejoramiento Continuo que establece las directrices para contratar asesorías externas, que a su vez contempla las materias y la posibilidad de veto señaladas.
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El procedimiento que el Directorio aplica al contratar asesorías externas forma parte de Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio, el cual establece que cualquiera de sus miembros puede proponer al Directorio o Comité de Directores, Auditoría y Riesgos la contratación de asesorías sobre diversas materias, la que se revisa y aprueba, en su caso, por el Directorio.
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Las asesorías son contratadas conforme al procedimiento descrito en el numeral i) anterior, y actualmente la difusión de las asesorías solicitadas y no contratadas, en lo que se refiere a auditorias externas, se incluye en la Memoria Anual. Las razones para cada contratación dependerán directamente de los requisitos que estime necesarios el Directorio según cada caso en particular y el criterio del Gerente General, quien deberá contratar a la asesoría más idónea de conformidad con dichos requisitos. De las asesorías prestadas al Directorio y sus comités, siempre se deja constancia en el acta de la sesión correspondiente.
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte de sus prácticas, el Directorio y el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos se reúne con los Auditores Externos al menos trimestralmente. Las reuniones se realizan con el socio a cargo de la empresa auditora y su equipo. En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría, incluyendo la revisión y monitoreo del programa de auditoría.
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte de sus prácticas, el Directorio y el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos se reúne con los Auditores Externos a lo menos trimestralmente. Las reuniones se realizan con el socio a cargo de la empresa auditora y su equipo. En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría, incluyendo eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte de sus prácticas, el Directorio y el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos se reúne con los Auditores Externos a lo menos trimestralmente. Las reuniones se realizan con el socio a cargo de la empresa auditora y su equipo. En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría, incluyendo eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte de sus prácticas, el Directorio y el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos se reúne con los Auditores Externos a lo menos trimestralmente. Las reuniones se realizan con el socio a cargo de la empresa auditora y su equipo. En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría, incluyendo los resultados del programa anual de auditoría.
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte de sus prácticas, el Directorio y el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos se reúne con los Auditores Externos a lo menos trimestralmente. Las reuniones se realizan con el socio a cargo de la empresa auditora y su equipo. En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría, incluyendo los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se reúne con la unidad de gestión de riesgos de manera ordinaria mensualmente y en forma extraordinaria cuando sea necesario, para analizar el adecuado funcionamiento del modelo de gestión de riesgos. Tanto el Gerente de Riesgos como los Gerentes de Inversiones y Finanzas asisten a todas las sesiones de Directorio e informan a éste acerca del manejo de los riesgos dentro de AFP ProVida, tanto desde el ámbito operacional como financiero.
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La matriz de riesgos es una de las herramientas desarrolladas a nivel corporativo y está orientada a facilitar la evaluación permanente de los controles y mitigaciones de riesgos y del riesgo residual. Cada unidad es la encargada de identificar y monitorear los riesgos dentro de la misma y enviar informes mensuales de la gestión de riesgos al Directorio. Dichos informes identifican las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes. La matrices de riesgo se actualizan anualmente, la última matriz fue actualizada en diciembre 2022 y fue aprobada por el Directorio en enero 2023
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Gerente Riesgos o de Inversiones, según sea el caso, presenta las recomendaciones y mejoras que en opinión de dichas unidades es pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La aplicación, implementación y control de los procedimientos y planes de contingencia y continuidad del negocio es de responsabilidad del Encargado de continuidad de negocio. Los planes de contingencia son diseñados por la Gerencia de Riesgos en conjunto con las distintas áreas de la Compañía, dentro de estos planes, la Compañía cuenta con un Comité de Crisis diseñado para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos. Además, existen comités que se encargan de materializar la documentación, gestionar actualizaciones y pruebas periódicas de cada plan y procedimiento de contingencia. La Gerencia de Riesgos informa al Directorio periódicamente sobre la materia ante situaciones que puedan afectar la continuidad operativa y de negocios de la Compañía y supervisa que se cumpla con las políticas aprobadas y que estas sean puestas en conocimiento de la Sociedad. El Directorio aprueba la Política de Continuidad de Negocios y sus modificaciones.
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Gerente de Auditoría Interna (AI) reporta directamente al Directorio en forma trimestral. Adicionalmente, la Gerente de AI reporta mensualmente al Directorio, a través de la Presidenta del Comité de Directores, Auditoría y Riesgos. Entre otras, el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos de la Sociedad realiza mensualmente las siguientes actividades: (i) el análisis de los informes realizados por Auditoría Interna de la Sociedad; (ii) el análisis de las resoluciones y oficios emitidos por el organismo fiscalizador; (iii) la revisión y evaluación del cumplimiento del Plan de Auditoría Interna del ejercicio; (iv) la revisión y aprobación del Plan de Auditoría y la revisión mensual de su cumplimiento.
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Estas materias se tratan también en las reuniones citadas, las cuales se llevan a cabo mensualmente. Auditoría reporta trimestralmente al Directorio en forma directa y mensualmente lo hace a través del Comité de Directores, Auditoría y Riesgos. En caso de detección de eventuales deficiencias graves o de situaciones irregulares estás son informadas al Directorio y este último decidirá si deben ser comunicados a los organismos fiscalizadores competentes o al Ministerio Público cuando sea necesario.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Auditoría Interna se reúne mensualmente con el Comité de Directores, Auditoría y Riesgos para analizar la determinación del Plan Anual de Auditoría y su cumplimiento, los informes sobre los procesos auditados (calificación y principales observaciones), el contenido y respuesta de Oficios de la Superintendencia de Pensiones, el seguimiento de planes de acción relacionados a observaciones incluidas en reportes de auditoría, entre otros. Adicionalmente, le presenta estos mismos temas al Directorio directamente de forma trimestral. Por su parte, la Gerencia de Riesgos informa mensualmente al Directorio en sus sesiones ordinarias respecto a la gestión de riesgos financieros, operacionales, tecnológicos y de continuidad de negocio. De manera especial, también aborda estos y otros aspectos en las sesiones del Comité de Directores, Auditoría y Riesgos. En particular informa, entre otros, sobre el tablero de control de riesgos financieros de los fondos de pensiones, la matriz de riesgos de la Compañía.
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Las materias indicadas son tratadas trimestralmente en la sesión de Directorio correspondiente a través de una presentación que hace el Encargado de Prevención del Delito y además en sesiones extraordinarias en caso de ser necesario dependiendo de las circunstancias. Adicionalmente, el Encargado de Prevención del Delito presenta un reporte semestral respecto de la gestión en dicha materia. Por otro lado, ProVida ha implementado un sistema de monitoreo de indicadores asociados a cada delito contenido en el Modelo de Prevención de Delitos. Estos indicadores son reportados mensualmente por el Área de Cumplimiento al Comité de Control de la compañía.
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida es una empresa consciente de la importancia de la diversidad y de la inclusión, por ello ha contratado a la consultora ORSA y EY Inclusión para que ésta asesore de manera permanente a la Administración en los distintos aspectos que implica la inclusión laboral. Asimismo, ProVida se ha enfocado en aportar en la disminución de las brechas de género en lo laboral a través de la suscripción del Índice Paridad de Género (IPG) y los Principios de Empoderamiento Económico de la Mujer de ONU Mujeres (WEPs por sus siglas en inglés). Por su parte, el área de Talento se ocupa de mantener a los colaboradores informados sobre distintos aspectos de la diversidad e inclusión al interior de la organización y también sobre el trato adecuado a los afiliados de ProVida a través de distintas comunicaciones y cursos. En esa misma línea, la compañía cuenta con programas de coaching EmpowerHER y con una Red de Equidad de Género, una Red de Discapacidad, una Red LGTBQ+ y una Red GLAM, implementada en 2023. También, Provida cuenta con realización del protocolo de Violencia Intrafamiliar (VIF) en conjunto con la fundación HONRA, que entrega ayuda esencial, psicológica y legal. Adicionalmente, el Directorio se reúne con las áreas de Comunicaciones y Sostenibilidad y Recursos Humanos durante el año para revisar éstas y otras materias. Por otro lado, la Compañía en su caliad de administradora de fondos de pensiones ha adscrito al PRI (Principles for Responsible Investment) y ha participado de procesos de engagement colaborativo con distintas compañías dle mercado chileno. Por su parte, el área de inversiones reporta mensualmente al CISCI y al Directorio indicadores ESG Desde 2022, en ProVida existe un Comité de Sostenibilidad encargado de implementar y desarrollar nuestra estrategia de sostenibilidad tomando como referencia la estrategia de MetLife Global. Nosotros como compañía priorizamos cinco de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) que guían la Agenda Global 2030 de la Organización de Naciones Unidas (ONU). Con los ODS como guía, estamos desplegando toda la fuerza de nuestra trabajo, productos, servicios e inversiones para sostener a nuestros clientes, colaboradores, comunidades y accionistas. Cabe destacar que nuestra estrategia fue definida a través de un proceso participativo y colaborativo que involucra a todas las áreas de la compañía. El año 2023 fue un periodo de consolidación de las iniciativas de nuestro modelo de sostenibilidad, en (...)
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor referirse al numeral i) anterior. Adicionalmente, los procesos de gestión de Recursos Humanos de ProVida incorporan una amplia variedad de técnicas orientadas al diagnóstico del clima laboral y a la evaluación de los niveles de satisfacción y motivación de su plantilla, los resultados de esos diagnósticos se revisan por el Directorio. ProVida, al pertenecer al Grupo MetLife, cuenta con políticas y lineamientos globales claros sobre diversidad e inclusión, por ejemplo, todos los colaboradores de la organización deben aprobar cursos online que refuerzan el conocimiento y la aplicación del Código de Conducta (actual Código de Ética Empresarial) suscrito por los mismos al ingresar a la Compañía.
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El área de Sostenibilidad realizo la primera materialidad durante el año 2022, con el fin de determinar que tan involucradas están las distintas áreas de la Compañía en materias de Sostenibilidad.
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida cuenta con la más amplia red de sucursales en la industria de AFP. Durante el año 2023, el Directorio aprobó un plan de sucursales basado entre otros ejes en la experiencia del cliente y gestión del clima laboral. En particular el Gerente Comercial expuso en forma mensual al Directorio y en forma trimestral al Comité de Servicios sobre los avances del plan, dando cuenta en forma detallada sobre las mejoras implementadas. Los motivos principales para las visitas a terreno es cerciorarse del correcto funcionamiento del negocio, principalmente sobre la calidad del servicio de cara a los afiliados, el estado de las sucursales y entender las preocupaciones de los colaboradores de ProVida.
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En la misma línea que el numeral i) anterior, las visitas a sucursales se enfocan verificar que los colaboradores que se desempeñan en ellas cuenten con todas las comodidades y herramientas necesarias para sus funciones.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Nuevamente, en línea con las respuestas del numeral i) y ii) anterior, las visitas permiten determinar las mejoras necesarias para el funcionamiento de las sucursales
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • No
    Explicación:
    Durante el año 2023 el Directorio sostuvo reuniones con los auditores externos sin la presencia del Gerente General de la Compañía. Adicionalmente, el Gerente General no participa en las reuniones en las que se discuta sobre su remuneración, evaluación y desempeño, la asignación de sus bonos o su desvinculación.
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Con el fin de mejorar continuamente las prácticas de gobierno corporativo de ProVida, el Directorio, anualmente, realiza un análisis de su funcionamiento conforme al Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio. Los acuerdos alcanzados son comunicados a la Administración a fin que esta ejecute lo que corresponda.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los Directores de ProVida se capacitan permanentemente en el ejercicio de su cargo en materias corporativas y cuentan con asesores tanto internos como externos que los asisten. Además, cada vez que se presenta alguna materia o situación que requiera de conocimientos adicionales o un manejo especial, se solicitan asesorías y/o capacitaciones a los Directores conforme al Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de ProVida es diverso y hay libertad de expresión; los distintos puntos de vista y capacidades de los integrantes del Directorio son una herramienta fundamental para el desarrollo y crecimiento de ProVida. En cuanto a diversidad de género, ProVida cuenta con un Directorio compuesto por 2 mujeres y 3 hombres; con distintas expertises, entre ellas, economía, derecho, finanzas, sociología, ingeniería civil, etc. El referido Procedimiento contempla capacitaciones al Directorio que anualmente se entregan en aspectos de diversidad en inclusión a efectos de generar una reflexión sobre dichas materias al interior del Directorio. Adicionalmente, el Directorio de ProVida es consciente de las barreras que inhiben la participación de mujeres en los directorios de las empresas en Chile, en atención a ello, cada año, en el período de elección de directorios de las sociedades anónimas en que los Fondos de Pensiones son invertidos, el Directorio y la Administración dan especial importancia para la elección de mujeres como directores de tales compañías.
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    De acuerdo a la normativa vigente y a los estatutos de ProVida AFP, el Directorio sesionará en forma ordinaria al menos una vez al mes, sin perjuicio de las reuniones o sesiones extraordinarias que se realicen de acuerdo a las circunstancias y requerimientos del buen funcionamiento de la empresa y del negocio en general. Se contempla y se espera que los Directores mantengan el contacto necesario entre ellos, a través de reuniones de trabajo o por vía electrónica o telefónica, con el propósito de que las sesiones de Directorio sean lo más productivas posibles, abordando temas que ya han sido madurados por sus integrantes. Además, previo a cada sesión de Directorio, cada Director recibe un completo informe que se denomina “Informe al Directorio” que contiene en forma detallada toda la información necesaria para el curso de la sesión correspondiente y el acta relativa a la sesión anterior.
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La unidad de Gestión de Riesgos de ProVida cuenta con un procedimiento formal que contempla planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos. A su vez, el Directorio cuenta con una metodología para evitar que alguna contingencia interfiera con el buen funcionamiento de la administración del negocio, la que se encuentra formalizada en el Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio.
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dicho procedimiento forma parte de Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio.
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Procedimiento de Mejoramiento Continuo del Directorio incluye (i) la revisión de su funcionamiento al menos anualmente; (ii) aquellas materias en las que requerirá asesorías y/o capacitaciones; y (iii) capacitaciones en diversidad e inclusión, que se efectúan una vez al año.
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

  • 
    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los miembros del Directorio pueden requerir cualquier información de la Compañía sin restricción alguna, de manera segura, remota y permanente; para ello existe un flujo de información que canaliza el área de Fiscalía quien cuenta con el repositorio de actas y un índice de los temas no recurrentes tratados en las sesiones de Directorio.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los miembros del Directorio reciben en sus respectivos correos electrónicos, cada mes y con la debida anticipación toda la información que será tratada en la correspondiente sesión ordinaria, un informe con la revisión de los resultados y marcha de la sociedad en relación al mes anterior que, además, contiene todas las materias de la tabla correspondientes a la sesión.
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor, referirse al numeral ii) anterior.
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los miembros del Directorio pueden requerir cualquier información de la Compañía sin restricción alguna, de manera segura, remota y permanente. Para este punto en particular, los directores pueden comunicarse directamente con la Oficial de Cumplimiento quien se encarga del monitoreo de las denuncias. Adicionalmente, ella informa al Comité de Ética y al Directorio, en caso que sea necesario. En el proceso se mantiene el mayor resguardo, anonimato de los denunciantes y confidencialidad de la denuncia.
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los directores reciben en sus respectivos correos electrónicos el texto completo de la propuesta de acta o actas de la o las sesiones celebradas durante el mes anterior para su revisión y comentarios, los que son compartidos entre sus miembros, en base a los cuales se fija el texto definitivo de cada acta.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El acta se envía a los Directores luego de la revisión de las áreas respectivas.
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de Provida, pone a disposición de los accionistas en la página web de la Sociedad y en conformidad con los plazos establecidos en el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas, con diez días de anticipación a la citada Junta, los antecedentes curriculares de aquellos postulantes a Director que hubieren aceptado su nominación y declarado no tener inhabilidades para desempeñar el cargo. Además, por el giro de ProVida, los candidatos a director deben cumplir con ciertos requisitos especiales, establecidos por la regulación propia del Sistema de Pensiones.
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los accionistas de ProVida eligen a los directores de manera libre e independiente. Los candidatos nominados y electos son los más idóneos para desempeñar el cargo conforme a sus capacidades de acuerdo con el criterio de los accionistas, sin perjuicio de que puedan participar en otros directorios, siempre y cuando lo anterior no genere conflictos de interés. Además, por el giro de ProVida, los candidatos a director deben cumplir con ciertos requisitos especiales, establecidos por la regulación propia del Sistema de Pensiones, que necesariamente reduce el universo de candidatos posibles. Las restricciones regulatorias no sólo reducen en la práctica el universo de candidatos, sino también, introduce una serie de restricciones para que los directores participen en otros directorios. Adicionalmente, el procedimiento para la elección de Directores se publica en el sitio web de la Sociedad.
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor referirse al numeral i) anterior.
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Además de publicar los currículum vitae de los candidatos a director en la página web de ProVida, los candidatos tienen la obligación legal de firmar una declaración jurada en la que acreditan si tienen conflictos de interés de conformidad con el artículo 50 bis de la Ley sobre Sociedades Anónimas y el artículo 156 bis del Decreto Ley N° 3.500, los cuales contienen la obligación de declarar si mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante 2023 las juntas de accionistas celebradas por la Sociedad permitieron la participación y ejercicio del derecho a voto de los accionistas por medios remotos a través de la plataforma dispuesta por la Compañía para tales efectos.
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor referirse al numeral i. anterior.
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Administración permite la asistencia de medios de comunicación a las juntas de accionistas. Adicionalmente, luego de cada junta de accionistas, se informa al mercado y público general sobre los acuerdos más relevantes adoptados en las juntas de accionistas a través de un hecho esencial que se pública en la página de la Comisión para el Mercado Financiero, de las Bolsas de Valores, de la Superintendencia de Pensiones y en el sitio web de ProVida AFP.
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor referirse a la respuesta en el numeral iii) anterior.
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio a través de la Memoria Anual de la Sociedad, pone a disposición del público en general, las prácticas de ProVida en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible. Dicho informe se confecciona conforme a la Política de Difusión y Transparencia de la Información aprobada por el Directorio.
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Política de Difusión y Transparencia de la Información demuestra el compromiso de ProVida por difundir y poner a disposición de los distintos agentes y grupos interesados en la marcha de la Administradora, la información sobre políticas y prácticas de gobierno corporativo y financiera. ProVida considera que los principales y potenciales grupos de interés relevantes son aquellos a quienes puede afectar o son afectados por las actividades de la empresa. En la Memoria Anual de ProVida, aprobada por el Directorio, se dan a conocer las razones por las cuales identifica a tales entidades como sus grupos de interés relevantes.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    Enlace	https://www.provida.cl/nuestra-empresa/conocenos/politicas-y-procedimientos/

    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    De acuerdo a la Política de Difusión y Transparencia de la información, los factores de riesgo serán informados con una frecuencia anual en el sitio web de ProVida, presentando un análisis consolidado del año anterior, de factores del entorno económico y financiero que puedan afectar los ingresos y gastos operacionales, como es el resultado de encaje, evolución del empleo, de los salarios, tipo de cambio y otros tópicos. Asimismo, ProVida mantiene a disposición del público general su Código de Ética Empresarial, Manual de Manejo de Información Relevante para el Mercado, y Normas y Procedimientos Sobre Conflictos de Interés, documentos en que se abordan distintos riesgos y su fuente que la Sociedad ha identificado y la forma en que éstos deben ser comunicados. Adicionalmente, y desde el año 2021, ProVida incorporó criterios ambientales, sociales y de gobernanza en la evaluación de riesgos y toma de decisión de las inversiones de los Fondos de Pensiones que administra. De la misma forma, y partir del año 2021, ProVida publica en su pagina web un Reporte de los Factores Financieros Relevantes cuyo objetivo es dar a conocer a nuestros afiliados los factores relevantes que son considerados por ProVida en las decisiones de inversión y análisis de riesgos sobre los recursos de los Fondos de Pensiones.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    Enlace	https://www.provida.cl/nuestra-empresa/conocenos/politicas-y-procedimientos/

    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cada año se publica la Memoria Anual que incluye las principales mediciones de la Compañía en sostenibilidad. Con todo, a partir del año 2024 respecto del ejercicio 2023, ProVida emitirá un reporte integrado en el cual se incluyen los indicadores GRI y SASB conforme a lo dispuesto en la NCG 461 lo que permitirá efectuar una medición estandarizada en ejercicios futuros.
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cada año se publica la Memoria Anual que incluye las principales mediciones de la Compañía en sostenibilidad; contiene los indicadores afines y su evolución; y existencia de metas, según corresponda conforme a la estrategia de Sostenibilidad de la compañía. Con todo, a partir del año 2024 respecto del ejercicio 2023, ProVida emitirá un reporte integrado en el cual se incluyen los indicadores GRI y SASB conforme a lo dispuesto en la NCG 461 lo que permitirá efectuar una medición estandarizada en ejercicios futuros.
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • Sí
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    ProVida ha demostrado una preocupación constante en proporcionar la mayor cantidad de información posible a los accionistas y al público en general respecto de las políticas, administración y metas de la Sociedad para que puedan tomar las mejores decisiones de inversión. Asimismo, la Sociedad suscribió a fines de 2019 los Principios de Inversión Responsable (PRI por sus siglas en ingles), en virtud de los cuales a contar del año 2021 implementó cambios en sus políticas internas e incorporó los criterios sociales, ambientales y de gobernanza en la toma de decisiones sobre las inversiones de los Fondos de Pensiones que administra.
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La función de investor relations se encuentra radicada en el área de Fiscalía a través del Fiscal y la Subgerente Legal de la Compañía. Dentro de las funciones de los responsables de investor relations se encuentran responder en forma regular y oportuna a las inquietudes que manifiesten los accionistas o inversionistas, más allá de la información de público conocimiento que regularmente se entrega a las entidades fiscalizadoras. Además, en la página web de ProVida se ofrecen distintos canales de atención que ofrecen diversos servicios: (i) correo electrónico exclusivo para accionistas. (ii) call center para empleados, (iii) call center para personas (iv) contacto a través de redes sociales (v) atención en oficinas (vi) sitio web móvil y (vii) SMS.
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los responsables de investor relations de la Sociedad, es decir, las 2 personas mencionadas en el punto anterior manejan el idioma inglés tanto hablado como escrito y están disponibles para responder dichas consultas a quienes no hablen en español.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los portavoces oficiales de ProVida son su Presidente y Gerente General, quienes son las únicas personas autorizadas para dirigirse o relacionarse con los medios de comunicación en relación a los temas que regula el Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado. Adicionalmente, ProVida cuenta con un área de comunicaciones a través de la cual los medios pueden solicitar información que emiten las personas anteriormente dichas. Por otra parte, las personas encargadas de responder las consultas de los accionistas son los responsables de investors relations mencionados en el punto i. anterior.
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con una Política de Difusión y Transparencia de la Información, la cual, entre otras materias, regula la divulgación de información y la transparencia hacia sus grupos de interés, en consideración a la importancia que esto conlleva para un buen gobierno corporativo. Dicha política define los contenidos relevantes para los “stakeholders” de ProVida y expresa el compromiso de esta última con revelar los asuntos de la Sociedad que sean de interés para los clientes, accionistas y el mercado, de manera oportuna y precisa, los cuales son claramente descritos en dicha política. El Directorio analiza y evalúa dicha política, así como las revelaciones por parte de la entidad dentro de sus instancias generales de funcionamiento, cada vez que lo estime necesario. Adicionalmente, ProVida cuenta con un Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado cuya revisión se efectúa en base anual.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    Enlace	https://www.provida.cl/nuestra-empresa/conocenos/politicas-y-procedimientos/

    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor referirse a la respuesta en el numeral i) anterior.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Administración ha hecho un trabajo constante con el fin de proporcionar la información de la Sociedad al mercado y a los accionistas de la manera más completa, oportuna y clara. En caso que el Directorio lo estime necesario, podrá evaluar la posibilidad de contratar a un experto ajeno a la Sociedad en la instancia correspondiente, conforme a la Política de Mejoramiento Continuo del Directorio.
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Favor referirse a respuesta en el numeral i) y ii) precedentes.
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida cuenta con una página web por medio de la cual entrega información pública en formatos accesibles y de fácil entendimiento, disponible a sus accionistas y al público en general.
    

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad cuenta con una Política de Gestión de Riesgos, actualizada y aprobada por el Directorio en mayo 2023, que define el marco respectivo y adicionalmente la metodología de gestión de riesgos que identifica las herramientas de gestión de riesgos utilizadas y sus conceptos básicos, así como los mecanismos de control, mitigación y seguimiento de los mismos. Dicha política tiene como propósito que la Sociedad conozca los riesgos que enfrenta y los administre adecuadamente, incentivando de esta manera un cultura de gestión de riesgos acorde a su particular naturaleza y contexto. Adicionalmente, el Directorio cuenta con un Comité de Directores, Auditoría y Riesgos (CDAR) que, entre otros, tiene por objeto revisar mensualmente la gestión de riesgos propios de la industria que pertenece con enfoque en la supervisión en base a riesgos establecida por el regulador de pensiones.
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un Comité de Directores, Riesgos y Auditoría que sesiona mensualmente, y revisa la gestión de los riesgos propios de la empresa y la industria a la que pertenece, con enfoque en la supervisión en base a riesgos establecida por el regulador de pensiones. Adicionalmente, la Sociedad cuenta con un Comité de Control; un Gerente de Riesgos y un equipo de analistas de riesgo operacional, de riesgo financiero y de continuidad de negocios que se encargan de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos al Directorio. Dicha función se ejerce según lo establecido en la Política de Gestión de Riesgos. El Gerente de Riesgos informa directamente sobre este y otros temas al Directorio en cada sesión ordinaria.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida cuenta con una gerencia de Auditoría Interna, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el Directorio, y que reporta mensualmente al Comité de Directores, Auditoría y Riesgos y trimestralmente al Directorio. Además, la Gerencia de Riesgos y la Unidad de Cumplimiento Normativo reportan directamente al Directorio sobre las funciones de seguimiento y control que respectivamente les corresponden.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Política de Gestión de Riesgos incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación los riesgos de la entidad, y de los fondos de pensiones, como resultado de errores o inadecuados procesos, personas, sistemas o acontecimientos externos.
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Gerencia de Riesgos se reúne al menos una vez al mes con el Directorio para revisar los riesgos de toda índole a los que se puede ver expuesta la Compañía y los potenciales impactos de su materialización.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    La Política de Gestión de Riesgos establece los principios y lineamientos generales que, en términos de buenas prácticas, define el proceso de gestión de riesgo como un proceso de mejora continua orientado a identificar, evaluar, analizar, monitorear y comunicar aquellos riesgos en los que incurre la Administradora y los fondos de pensiones, como resultado de errores o inadecuados procesos, personas, sistemas o acontecimientos externos. Estos lineamientos se basan en los estándares de la normativa ISO31000:2019, a los que ProVida adhiere sin estar certificada bajo dicha normativa.
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida cuenta con un Código de Ética Empresarial (anteriormente denominado Código de Conducta) aprobado por el Directorio, que define y desarrolla los fundamentos de comportamiento ético que el Directorio de la Sociedad entiende que han de aplicarse a las actividades de la empresa, y las pautas de actuación necesarias para que la integridad corporativa se manifieste en las relaciones establecidas: (i) con sus clientes, colaboradores, gerentes, proveedores y terceros (integridad relacional); (ii) en sus actuaciones en los diferentes mercados, tanto como emisor, como operador (integridad en los mercados); (iii) a través de la actuación individual de sus directores, empleados y gerentes (integridad personal); (iv) y en el establecimiento de órganos y funciones específicas a las que se atribuye la responsabilidad de velar por el cumplimiento del contenido del código y de promover las acciones necesarias para preservar, eficazmente, la integridad corporativa en su conjunto (integridad organizativa).
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    Enlace	https://www.provida.cl/nuestra-empresa/conocenos/politicas-y-procedimientos/

    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La política de Gestión de Riesgos contempla la capacitación del personal atingente involucrado en el proceso de Gestión de Riesgos de ProVida. Además, la Política de Gestión de Riesgos se encuentra a disposición de todos los colaboradores de ProVida y del público en general, en la página web de la Compañía. Asimismo, los colaboradores conocen el Código de Ética Empresarial y son permanentemente capacitados sobre su contenido.
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Política de Gestión de Riesgos es revisada al menos anualmente y es actualizada en la medida en que se considere necesario. Como fecha de última actualización, la Política fue revisada en mayo 2023.
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad cuenta con un Código de Ética Empresarial aplicable a nivel corporativo, el cual es conocido por todos los colaboradores y ejecutivos de la empresa. El referido Código contempla el espacio para que cualquier colaborador o tercero ajeno a la empresa pueda denunciar eventuales irregularidades o ilícitos con el debido resguardo y confidencialidad y anonimato de la identidad del denunciante. El área de Cumplimiento revisa estas denuncias conforme al Manual de Tratamiento y Registro de Denuncias de Actitud Responsable.
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor referirse a la pregunta i anterior.
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El denunciante podrá comunicarse por los canales de comunicación de los que dispone la Sociedad y conocer el estado de su denuncia.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Código de Ética Empresarial se encuentra disponible en el sitio en la página web de la Sociedad. Asimismo, los colaboradores conocen el Código de Ética Empresarial y son permanentemente capacitados sobre su contenido.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    Enlace	https://www.provida.cl/nuestra-empresa/conocenos/politicas-y-procedimientos/

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio ha aprobado la contratación de servicios externos de recursos humanos que contemplan procesos, prácticas y lineamientos manteniendo principios como igualdad, transparencia, inclusión (apoyados con fundaciones para garantizar el cambio cultural), objetividad y equidad, orientándonos en seleccionar a candidatos idóneos para cada cargo, así como también asegurar que su integración a la Compañía sea de la manera más óptima posible.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La empresa incentiva la promoción interna de sus ejecutivos mediante la identificación de profesionales o gerentes con alto potencial, con el fin de prepararlos permanentemente para asumir posiciones de mayor responsabilidad. Entre las herramientas utilizadas por el área de Recursos Humanos está la Evaluación de Desempeño y el Management Assessment, a partir del cual se detectan los ejecutivos con alto potencial y se definen las políticas de sucesión. También está considerado que Recursos Humanos solicite el apoyo de una consultoría externa para la implementación de estas políticas. Para aquellos casos en que la empresa no cuenta con el ejecutivo adecuado y en un momento puntual, la Sociedad utiliza todas las fuentes de información que tenga a su disposición a través de los ejecutivos responsables de la búsqueda y tiene identificada a las empresas consultoras especialistas en esta materia, a quienes les solicita las búsquedas requeridas.
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio ha aprobado el procedimiento de sucesión del Gerente General en caso que este no se encuentre disponible para ejercer sus funciones. Así, ProVida permite identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del Gerente General y demás ejecutivos principales a través del Procedimiento de Delegación de Facultades de Cargos Clave.
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse al numeral iii) anterior.
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si, el área de Recursos Humanos expone anualmente al Directorio sobre estas materias.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si, el área de Recursos Humanos expone anualmente al Directorio sobre estas materias.
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El área de Recursos Humanos recibe los informes customizados de la industria de parte de distintos consultores para efectos de ajustes en materias salariales.
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida no difunde sus estructuras salariales y politicas de compensación
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    ProVida no somete las estructuras salariales a la aprobación de sus accionistas
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    BH Compliance
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    BH Compliance cuenta con mas de 13 años de experiencia en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos y mejoramiento continuo.
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    BH Compliance se encuentra bajo la supervisión de la CMF, y está inscrita bajo el N°5 en el Registro de Entidades Certificadoras de Modelos de Prevención de Delitos
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    BH Compliance pertenece a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluacion a que se refiere la NCG 385.