1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. Estos puntos los presenta el Gerente General y el Gerente de Personas, Sustentabilidad y Asuntos Corporativos.
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. Estos puntos los presenta el Gerente General.
    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES contempla la entrega del Código de Ética, Reporte de Sostenibilidad, entre otras políticas, a los nuevos directores y se les transmite, la importancia de los principios éticos y valores en la compañía. Estos puntos son presentados por el Gerente General.
    
    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. El marco jurídico es informado por el Departamento de Administración Legal.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. Estos puntos los presenta el Gerente General.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. Estos puntos son presentados por el Gerente General.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. Estos puntos son presentados por el Gerente General y el Gerente de Administración, Finanzas y TI.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con el PROGRAMA DE INDUCCIÓN A DIRECTORES donde se incluyen estos asuntos. Dicho programa se encuentra disponible en la intranet de la compañía en tonina \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\Normativa_Corporativa. Estos puntos son presentados por el Gerente General y el Contralor.
    

  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

  • 
    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    
    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió un procedimiento de capacitación del directorio el cual comenzó en operación durante el año 2022.
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

  • 
    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía tiene vigente la Política de Contratación de Asesores Especialistas (PE-GC-PL01) a disposición en la intranet de la compañía en la cual se contempla esta situación.
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Política de Contratación de Asesores Especialistas (PE-GC-PL01), a disposición en la intranet de la compañía, indica las condiciones bajo las cuales el directorio puede contratar asesores externos.
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Política de Contratación de Asesores Especialistas, contempla informar al Comité de Directores los procesos de contratación de expertos por parte del Directorio que se realicen durante el año.
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En sesión de Directorio N°133 de noviembre de 2017, quedó indicado que se delega al Comité de Directores, integrado por 3 miembros del Directorio, apoyar al Directorio en estas materias. El Comité de Directores tiene entre sus funciones la supervisión del trabajo realizado por los auditores externos. Para lo anterior, existe el documento Programa de Auditoria Externa (PE-GC-PG02) donde se indica que la empresa de auditoria externa debe asistir, a lo menos, a 3 reuniones durante el año, distribuidas en las sesiones del Comité de Directores y el Directorio.
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los resultados del proceso de revisión de control interno, son presentados en detalle al Comité de Directores, y este último, a su vez un resumen al Directorio. Adicionalmente, al cierre del proceso de auditoría, la empresa externa presenta al Directorio los Estados Financieros para su aprobación, previa revisión con el Comité Directores y, adicionalmente, entrega las observaciones al sistema de control interno de la compañía.
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El programa de trabajo con los auditores externos, tiene incorporado los temas propios del programa de trabajo, como así también, todas las observaciones relacionadas a organismos externos.
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Al cierre del proceso de auditoría, la empresa externa presenta al directorio los resultados del trabajo desarrollado durante el año.
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En el plan de trabajo de los auditores externos está contemplado el análisis de posibles situaciones de conflicto de interés, por ello en la reunión de Planificación, informan al Directorio sobre potenciales conflicto de interés del personal de la empresa auditora o respecto de otros servicios prestados por la empresa. No han existido este tipo de situaciones por cuanto la empresa auditora hace su evaluación de los potenciales conflictos de interés antes de designar al equipo encargado del proceso de auditoría y los potenciales servicios que sean requeridos, distintos de la auditoría, son sometidos a la aprobación previa del comité de Directores.
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El proceso gestión de riesgos es monitoreado por el Comité de Directores, integrado por 3 directores y son responsables de informar periódicamente al Directorio sobre el estado de los riesgos esenciales de la Compañía. La función de gestión de riesgos y la administración del sistema de riesgos es realizado por la Controlaría, quien reporta al Comité de Directores y mantienen reuniones mensuales. Para lo anterior, la Sociedad cuenta con un sistema de gestión de riesgos integrales, para abordar eficazmente sus riesgos estratégicos y operacionales. Este modelo permite la identificación de riesgos de alto impacto, la búsqueda de estrategias efectivas para su mitigación, y la construcción de una buena práctica asociadas al riesgo o “estándar de cuidado” y su permanente mejora.
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Contraloría presenta periódicamente al Comité de Directores el estado de la gestión de riesgos. De acuerdo a la metodología se definen los niveles de riesgo por proceso en función de los distintos criterios de probabilidad e impacto. Toda la información se mantiene en el sistema de gestión de riesgos de la compañía.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Continuamente la unidad de gestión de riesgos trabaja con las áreas responsables para ir paulatinamente mejorando controles asociados a la mitigación de la probabilidad e impacto en los riesgos identificados.
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La metodología implementada por la compañía para abordar los riesgos, contempla tener definiciones sobre para mitigar la ocurrencia o impacto de los riesgos, y en ellos es requisito la existencia de planes de mitigación en caso de materialización de un riesgo.
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Comité de Directores se reúne mensualmente con la Unidad de Auditoria Interna. Una vez al año se presenta el plan anual de auditoría al Comité de Directores para su aprobación, quien, a su vez, informa al Directorio.
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dentro de las responsabilidades de la Unidad de Auditoría Interna, se encuentra reportar este tipo de situaciones en las reuniones mensuales del Comité de Directores en caso de ser identificadas. Por su parte, el Comité de Directores lo incluye en su reporte al Directorio, en caso de presentarse una situación así.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte de sus funciones, la Unidad de Auditoría Interna realiza recomendaciones para mejorar controles que apuntan a disminuir la probabilidad y mitigar el impacto de los riesgos identificados, dentro de los cuales se encuentran los riesgos de fraude que se identifiquen en los procesos.
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Encargado de Prevención de Delitos reporta al comité de directores el funcionamiento del Modelo Implementado.
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se informa del avance en temas asociados a Responsabilidad Social a través del Comité de Sustentabilidad, el cual se reunió 6 veces en el año 2022, con la participación de 2 directores de la Compañía. Estos directores realizan una acabada presentación al Directorio.
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se informa del avance en estos asuntos a través del Comité de Sustentabilidad, el cual se reunió 6 veces en el año 2022, con la participación de 2 directores de la Compañía. Estos directores realizan una acabada presentación al Directorio.
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se informa del avance en temas asociados a Responsabilidad Social a través del Comité de Sustentabilidad, el cual se reunió 6 veces en el año 2022, con la participación de 2 directores de la Compañía. Estos directores realizan una acabada presentación al Directorio.
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Desde el año 2015 se incorporó en el programa de actividades del directorio, las visitas a terreno, las cuales además están debidamente formalizadas. El programa se encuentra en la intranet de la compañía, bajo el código N° PE-GC-PG03 \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\"Programa de sesiones del directorio\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\". Cabe señalar que durante el año 2022 no fue posible realizar la totalidad de las visitas programadas.
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Desde el año 2015 se incorporó en el programa de actividades del directorio, las visitas a terreno, las cuales además están debidamente formalizadas. El programa se encuentra en la intranet de la compañía, bajo el código N° PE-GC-PG03 \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\"Programa de sesiones del directorio\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\". Cabe señalar que durante el año 2022 no fue posible realizar la totalidad de las visitas programadas.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Desde el año 2015 se incorporó en el programa de actividades del directorio, las visitas a terreno, las cuales además están debidamente formalizadas. El programa se encuentra en la intranet de la compañía, bajo el código N° PE-GC-PG03 \\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\"Programa de sesiones del directorio\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\". Cabe señalar que durante el año 2022 no fue posible realizar la totalidad de las visitas programadas.
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • Sí
    Explicación:
    El Gerente General no participa en las sesiones del Comité de Directores, salvo para asuntos específicos donde se contempla su participación.
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de mejoramiento continuo.
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

  • 
    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2022 se implementó una plataforma de información (SharePoint) la cual tiene por objetivo el disponibilizar a los directores la información de interés como actas, presentaciones de las sesiones de directorio, estados financieros históricos, entre otros.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2022 se implementó una plataforma de información (SharePoint) la cual tiene por objetivo el disponibilizar a los directores la información de interés como actas, presentaciones de las sesiones de directorio, estados financieros históricos, entre otros. Sin embargo, es preciso mencionar que toda la información es enviada al directorio de forma oportuna vía correo electrónico.
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2022 se implementó una plataforma de información (SharePoint) la cual tiene por objetivo el disponibilizar a los directores la información de interés como actas, presentaciones de las sesiones de directorio, estados financieros históricos, entre otros.
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los directores no pueden acceder en forma remota a consultar denuncias, no obstante la sociedad implementó un canal de denuncia, el cual es administrado por el Encargado de Prevención de Delitos. La información sobre los eventos, sus registros y seguimientos son presentados al Comité de Directores y están a disposición del directorio para sus consultas.
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El secretario de actas envía en forma oportuna las actas de cada sesión para que éstas sean revisadas por cada director con anticipación a la aprobación final y luego el texto definitivo. Durante el año 2022 se implementó una plataforma de información (SharePoint) el cual tiene por objeto disponibilizar a los directores de información de interés, como actas, presentaciones de las sesiones de directorios, estados financieros históricos, entre otros.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El texto del acta de directorio es entregado al directorio en los plazos que estipula la ley.
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El procedimiento de Multiexport Foods S.A. respecto a información que se transmite a los accionistas es según las definiciones indicadas en los estatutos, complementado con el Manual de Gobierno Corporativo (PE-GC-MA 01). Nuestros procedimientos no tienen contemplado aún esta práctica.
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se ha implementado este procedimiento.
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se ha implementado este procedimiento.
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se ha implementado este procedimiento.
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Según lo dispuesto en la Norma de Carácter General N°273 de fecha 13 de enero de 2010 que regula sistema de votación en Junta de Accionistas, la Sociedad optó por la votación con papeletas. Sin embargo, es preciso señalar que la información contenida en papeletas es cargada en Sistema Click&Vote de la Bolsa de Comercio de Santiago en conjunto con el DCV Registros.
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Juntas de Accionistas durante el año 2022 tenían una modalidad mixta, la cual incluía una trasmisión vía streaming para la asistencia a distancia a la Junta Ordinaria de Accionistas.
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se dispone de un mecanismo electrónico on-line, pero sí se cumple de informar los acuerdos tomados a través de un Hecho Esencial informado a la CMF, Bolsas de Comercio y publicados en la página web de la compañía, esta publicación se realiza el mismo día o a más tardar el día siguiente de la Junta de Accionistas.
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se dispone de un mecanismo electrónico on-line, pero sí se cumple de informar los acuerdos tomados a través de un Hecho Esencial informado a la CMF, Bolsas de Comercio y publicados en la página web de la compañía, esta publicación se realiza el mismo día o a más tardar el día siguiente de la Junta de Accionistas.
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    A partir del año 2018, la compañía publica el Reporte de Sostenibilidad. Durante el ejercicio 2022, se conformó el Comité de Sustentabilidad el cual reporta mensualmente al Directorio abordando temas asociados a indicadores de sustentabilidad, certificaciones, responsabilidad social, entre otros.
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta información está incluida en el Reporte de Sustentabilidad.
    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta información está incluida en el Reporte de Sustentabilidad.
    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta información está incluida en el Reporte de Sustentabilidad.
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta información está incluida en el Reporte de Sustentabilidad y es presentada en Sesiones de Comité de Sustentabilidad mensualmente.
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • Sí
    Global Reporting Initiative
    Global Reporting Initiative
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    Los indicadores se miden bajo Global Reporting Initiative
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad tiene implementado el cargo de Investor Relations que se encarga de la atención a los inversionistas y accionistas. La información relacionada a acciones es atendida por el Departamento de Acciones, sin perjuicio de la participación del DCV Registros en la custodia de los documentos. Los datos y forma de contacto de ambos departamentos se encuentran publicados en la página web de la compañía.
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La persona que realiza las funciones del Investor Relation posee dominio del idioma Inglés.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El cargo de Invetor Relations es el único facultado para responder consultas a inversionistas y accionistas. La comunicación con medios de prensa está a cargo del Departamento de Comunicaciones, perteneciente a la Gerencia de Personas, Sustentabilidad y Asuntos Corporativos.
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de Mejora Continua en estos términos.
    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de Mejora Continua en estos términos.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de Mejora Continua en estos términos.
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no tiene definido un programa de Mejora Continua en estos términos.
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Toda la información relacionada al interés de inversionistas o accionistas está disponible en la página web de la compañía, https://www.multi-xsalmon.com
    

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio ha definido políticas y procedimientos para monitorear los riesgos operacionales y esenciales de la compañía, los cuales son monitoreados por el directorio a través del Comité de Directores y la Contraloría. La Unidad de Auditoria Interna evalúa en forma independiente y periódica la estructura de control interno diseñados para gestionar los distintos riesgos a los cuales está expuesta la compañía y reporta periódicamente al Comité de Directores. Además la compañía cuenta con sistemas de gestión certificados bajos las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, BRC, IFS, Global G.P.A. y BAP que permite gestionar riesgos operativos, ambientales y de seguridad laboral, respectivamente.
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La función de gestión de riesgos es realizada por el Departamento de Gestión de Riesgos, dependiente de la Contraloría, cuyo reporte es al directorio a través del comité de directores en forma mensual.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con la Unidad de Auditoria Interna, la cual tiene entre sus funciones la verificación del sistema de control interno y la realización de auditorías procesos basado en riesgos. Esta unidad reporta mensualmente al Comité de Directores.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La metodología de gestión integral de riesgos, permite administrar riesgos directos de un proceso, así como también los transversales, externos o relacionados entre empresas. Asimismo, considera los riesgos propios de la operación como los del entorno en el que se desarrolla.
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los riesgos operacionales son evaluados en siete criterios donde se incluyen los económicos, sociales y ambientales, según la metodología de riesgos integral.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
    The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    El sistema de gestión de riesgos integral, es un modelo de desarrollo interno, con la colaboración de expertos en materia de gestión de riesgos y auditoría. Tiene como base estándares COSO e ISO tanto para la gestión de riesgos como auditoría.
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad cuenta con un Código de Ética, publicado y entregado a cada trabajador. Se realiza una revisión anual por parte del Comité de Directores.
    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Es parte del programa de inducción y capacitación interna, la entrega y difusión del Código de Ética, lo cual está formalmente definido a través de procedimientos.
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Tal como lo indica el Manual de Gobiernos Corporativos (PE-GC-MA01) en la sección 6, la actualización del Código de Ética es anual.
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En el Código de Ética de la Sociedad, sección II, se revelan los conductos a seguir para realizar denuncias de eventuales irregularidades o comisión de ilícitos. Además la compañía tiene implementado los canales de denuncias según las definiciones de la Política de Resolución de Conflictos como así también en conformidad a la Ley 20.393, el que incluye un Procedimiento de Denuncias, que está publicado y en conocimiento del personal de la Sociedad.
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Todos los medios implementados por la compañía para canalizar denuncias, consultas o sugerencias, contemplan el anonimato del denunciante. El Procedimiento de Denuncias, disponible en la intranet, indica los pasos para la denuncia y garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante.
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Procedimiento de Denuncias, indica los pasos para la denuncia y estipula las etapas para monitorear el estado de la denuncia.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La difusión de los canales de denuncias y sugerencias se realiza a través de: i) programa de capacitación interna ii) mails informativos iii) charlas y reuniones con organismos internos (sindicatos, comité paritarios) iv) intranet.
    

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El manual de Personas incluye políticas y procedimientos para fomentar la diversidad de capacidades en la organización.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El manual de Personas incluye políticas y procedimientos para identificar la diversidad con la que deben contar los ejecutivos principales.
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El manual de Personas incluye políticas y procedimientos para identificar potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales. Se indica, además quienes son los reemplazos temporales en caso de imprevistos.
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El manual de Personas incluye políticas y procedimientos para identificar potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales. Se indica, además quienes son los reemplazos temporales en caso de imprevistos.
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El manual de Personas incluye políticas y procedimientos los cuales se indica que tienen revisión anual.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía no tiene políticas ni procedimientos formales que regulen la estructura salarial e indemnizaciones del Gerente General y ejecutivos principales. No obstante, el comité de directores ha implementado un modelo de compensación variable para los principales ejecutivos de la compañía, el cual es revisado en forma anual.
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía no tiene contratado asesores para realizar la gestión de análisis de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización. El directorio se apoya en consultores para efectos de contratación de ejecutivos y respecto a remuneraciones en función de las prácticas de mercado, las cuales son revisadas y aprobadas por el directorio.
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se realiza difusión y no está en el plan de prácticas de mejoras de Gobierno Corporativo.
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No hay un procedimiento formal de difusión y aprobación de las estructuras salariales que se definan, para que sean aprobadas por los accionistas.
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no ha adoptado esta práctica formalmente.
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no ha adoptado esta práctica formalmente.
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no ha adoptado esta práctica formalmente.
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no ha adoptado esta práctica formalmente.