Emisores de Valores de Oferta Pública
Emisores de Valores de Oferta Pública

COMPAÑIA INDUSTRIAL EL VOLCAN S.A.

Prácticas de Gobierno Corporativo

Razón Social:
COMPAÑIA INDUSTRIAL EL VOLCAN S.A.
RUT:
90209000-2
/

Período Consultado: 201812

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1. Del funcionamiento y composición del directorio

  • a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:


    • i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos directores que incluye la entrega de información y documentación que permita al nuevo director tener una visión global del negocio de la Compañía, su posición en el mercado y la de sus competidores, su plan estratégico y principales desafíos y riesgos, incluidos los de sostenibilidad. El referido procedimiento contempla asimismo visitas a las plantas productivas y dependencias administrativas de Volcán, así como reuniones con las distintas gerencias y principales ejecutivos de la Compañía, con el objeto resolver consultas e informar al nuevo director acerca de los aspectos operacionales, productivos, comerciales, financieros, legales, ambientales, laborales, y cualquier otro aspecto asociado a las actividades de la Compañía cuyo conocimiento sea necesario para el adecuado desarrollo de sus funciones como director. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf

      ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Entre la documentación que se entrega al nuevo director con motivo del procedimiento de inducción, se encuentra el Código de Ética de Volcán y el Reporte de Sostenibilidad anual de la Compañía. Ambos contienen una descripción de los grupos de interés más relevantes identificados por Volcán (accionistas, trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, autoridades públicas y comunidades vecinas), así como los principales mecanismos y principios que rigen la relación con dichos grupos de interés. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/codigo_etica_2016.pdf https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de inducción contempla la entrega del Código de Ética y del Reporte de Sostenibilidad anual de la Compañía, mediante los cuales se busca transmitir al nuevo director la visión, misión, principios y valores que deben guiar el actuar de la sociedad, su personal y directores en el desempeño de sus funciones y en las relaciones con los distintos grupos de interés. El Reporte de Sostenibilidad da cuenta a su vez las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos aplicadas por la Compañía. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/codigo_etica_2016.pdf https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de inducción contempla asimismo poner a disposición de cada nuevo director que se integra, las principales normas que configuran el marco jurídico aplicable a la Compañía, a su directorio y ejecutivos principales, tales como la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas y su Reglamento, la Ley 18.045 de Mercado de Valores, entre otras. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf

      v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Como parte del procedimiento de inducción, a cada nuevo director que se integra a Volcán se le hace entrega de un set de documentos que incluye, entre otros, la legislación aplicable a la Compañía y su directorio, el Código de Ética de Volcán En caso que existan fallos, sanciones o pronunciamientos relacionados con los deberes legales de los directores, estos serán informados al Directorio a través de las capacitaciones a que hace referencia la letra b) siguiente. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf

      vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de inducción de nuevos directores incluye poner a disposición de cada director que se integra, copia de las actas de las sesiones de directorio correspondientes a los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato, en donde están contenidos los acuerdos adoptados por este. Lo anterior, sin perjuicio del derecho del nuevo director a revisar los libros de actas de sesiones de directorio de Volcán, que estarán a su disposición en las oficinas de la sociedad. Adicionalmente, y de conformidad con lo señalado el número i. anterior, el nuevo director tendrá la oportunidad de profundizar en los aspectos de los acuerdos del directorio que le parezcan más relevantes, en las reuniones que se coordinen con las distintas gerencias y ejecutivos principales de la Compañía. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf i. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.

      vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de inducción incluye poner a disposición de cada nuevo director copia de los estados financieros y de la Memoria Anual de los dos años anteriores a su incorporación, junto con sus respectivas notas explicaticas y criterios contables aplicados a su confección. Como parte del procedimiento de inducción se contempla también una reunión con el Gerente de Administración y con el Gerente de Finanzas, a fin de que el nuevo director pueda resolver las dudas o consultas concretas que tenga con relación a los referidos documentos. Adicionalmente, en la página web de Volcán se encuentran publicados los estados financieros de Volcán y las Memorias de los últimos años. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf https://www.volcan.cl/informacion-financiera

      viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Dentro del procedimiento de inducción se contempla la entrega del Código de Ética de Volcán en el cual se establece una política específica con respecto a los conflictos de interés y su tratamiento. El referido Código señala que todos los miembros de Volcán, incluidos los directores, deben evitar el desarrollo de actividades que puedan enfrentarlos a un conflicto entre el interés personal y los intereses de la Compañía, o que pueda interferir en su capacidad para tomar decisiones con objetividad. Asimismo, el Código de Ética establece expresamente que en caso que un director se encuentre ante una situación de posible conflicto de interés, deberá comunicar este hecho al Directorio y abstenerse de participar en decisiones relacionadas con los hechos u operaciones que se refieran a tal conflicto. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/codigo_etica_2016.pdf

    b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:


    • i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán ha acordado definir anualmente, y previa propuesta del Gerente General, los temas que formarán parte del programa de capacitación de ese año en base a las situaciones de interés observadas en el año inmediatamente anterior. Esto, a fin de mantener actualizados a sus miembros en materias de interés y relevancia para la marcha y adecuada dirección de la Compañía. Asimismo, en caso que se produzcan necesidades puntuales adicionales, dichas materias serán complementadas mediante sesiones de capacitación programadas en forma extraordinaria.

      ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El programa de capacitación del Directorio contempla la revisión de las mejores prácticas de gobierno corporativo que se hayan adoptado a nivel local e internacional, que sean aplicables a la Compañía.

      iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El programa de capacitación del Directorio contempla la revisión de los principales avances en materia de inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad, tanto a nivel local como internacional, y cómo estos avances han sido implementados por la Compañía o pueden eventualmente ser implementados por ésta.

      iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El programa de capacitación del Directorio contempla una revisión de los principales avances a nivel local e internacional en materia de gestión de riesgos y sostenibilidad, y cómo estos avances han sido implementados por la Compañía o pueden eventualmente ser implementados por ésta.

      v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El programa de capacitación del Directorio contempla la revisión de casos y fallos de interés, tanto a nivel local como internacional, que resulten aplicables al negocio de la Compañía y a su funcionamiento. En consecuencia, en caso que existan fallos, sanciones o pronunciamientos relacionados con los deberes legales que asisten a los directores, estos serán informados al Directorio a través de las capacitaciones.

      vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En el contexto de la revisión de casos representativos relacionados con los deberes legales de los directores, el programa de capacitación del Directorio contempla la revisión de ejemplos de situaciones que configuren conflictos de interés en el Directorio y el análisis de su tratamiento o resolución de conformidad con la legislación vigente y el Código de Ética de Volcán.

      vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán no ha considerado necesario hacer difusión de las actividades de capacitación que anualmente se realicen al Directorio.

    c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:


    • i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio analiza la contratación de asesores o expertos en la medida que lo estime necesario para un caso o situación específica. La contratación de un asesor es resuelta por el Directorio conforme a las reglas generales y quórums aplicables en materia de adopción de acuerdos, según la legislación vigente y los estatutos sociales, sin contemplar derecho a veto por parte de uno o más directores para la contratación de un asesor en particular.

      ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Cualquier director podrá proponer la contratación de la asesoría de un experto para una materia en particular. Sin embargo, esta propuesta será analizada y resuelta por el Directorio conforme a las reglas generales y quorums aplicables en materia de adopción de acuerdos, según la legislación vigente y los estutos sociales.

      iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No se contempla la difusión de las asesorías solicitadas y no contratadas, sin perjuicio de dejarse constancia en las actas de las sesiones del Directorio de la solicitud que formule algún director en particular y/o de los acuerdos del Directorio, en su caso.

    d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado implementar como práctica una reunión semestral del Directorio y al menos trimestral del Comité de Directores con la empresa de auditoría externa de Volcán, sin perjuicio de las reuniones extraordinarias que pueda coordinar el Directorio con los auditores externos cuando las circunstancias particulares así lo ameriten. En esas reuniones se analizan, entre otros temas, el programa o plan de auditoría, sus resultados, eventuales diferencias o deficiencias detectadas, irregularidades, sugerencias, recomendaciones y cualquier otro aspecto relevante en opinión del Directorio o de los auditores externos.

      ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

      iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior. Adicionalmente, la Compañía tiene como política mantener una instrucción permanente a sus auditores externos que consiste en que éstos comuniquen de inmediato al Comité de Directores cualquier situación que en su opinión pudiera implicar una irregularidad grave que por su naturaleza deba ser comunicada a los organismos fiscalizadores competentes.

      iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior

      v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En las reuniones del Directorio y del Comité de Directores con los auditores externos se analizan todas las materias relevantes al cumplimiento de la función de estos últimos, incluyendo eventuales situaciones de conflicto de interés que pudieren existir al respecto.

    e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado que el Comité de Gestión de Riesgos de la Compañía se reúna mensualmente para analizar el funcionamiento del proceso de gestión de riesgos, los principales indicadores de gestión, el diseño de eventuales planes de acción correctiva o preventiva, el seguimiento de tales planes de acción y sus resultados. El referido Comité de Gestión de Riesgos es liderado por el Gerente General y está integrado por el Auditor Interno, Gerente de Finanzas, Gerente Comercial, Gerente de Administración, Gerente Industrial, Gerente Supply Chain, Gerente Técnico y Desarrollo Sostenible, Gerente de Personas, Sub Gerente de Sistemas y Control de Gestión, Jefe de Calidad, Jefe de Medioambiente, Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional y Jefe de Excelencia Operacional. El Gerente General reporta mensualmente al Directorio los aspectos más significativos del análisis, conclusiones y procesos ejecutados por el referido Comité.

      ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En las reuniones mensuales del Comité de Gestión de Riesgos se revisa la matriz de riesgos a partir de la información proporcionada por las distintas áreas de la Compañía de acuerdo a las materias de su competencia. El Comité de Gestión de Riesgos se encarga asimismo, en base a dicha información, de analizar las principales fuentes de riesgos, las metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes. Los procesos o actividades identificados en la matriz son monitoreados por la respectiva área bajo la supervisión del gerente o jefe correspondiente. El Gerente General reporta mensualmente al Directorio los aspectos más significativos de la matriz de riesgos y de los análisis efectuados por el referido Comité. Adicionalmente, la matriz de riesgos es revisada trimestralmente por el Comité de Directores, quien reporta sus conclusiones al Directorio.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Comité de Gestión de Riesgos analiza mensualmente las recomendaciones y mejoras que sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la Compañía, diseñando los eventuales planes de acción que al efecto se requieran. El Gerente General supervisa y coordina con las demás gerencias o jefaturas que integran el Comité de Gestión de Riesgos la implementación de los referidos planes de mejoras. Los principales aspectos de tales planes son parte del reporte mensual que efectúa el Gerente General al Directorio.

      iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado que el Comité de Crisis determine los planes de contingencia a aplicar ante eventos críticos o situaciones de emergencia. El Gerente General es responsable de convocar al referido Comité cuando lo estime procedente, y en caso de ser necesario, deberá comunicar y mantener informado al Directorio respecto de los planes de contigencia que dicho Comité sugiere aplicar. El Comité de Crisis está integrado por el Gerente General, el Gerente de Finanzas, el Gerente Comercial, el Gerente de Administración, el Gerente Industrial, el Gerente de Supply Chain, , el Gerente Técnico y Desarrollo Sostenible y el Gerente de Personas.

    f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado que el Comité de Directores se reúna al menos trimestralmente con el auditor interno de la Compañía para analizar, entre otros temas, el programa o plan de auditoría, sus resultados, eventuales deficiencias detectadas, irregularidades, sugerencias o recomendaciones de mejora, la efectividad del modelo de prevención de delitos y otros aspectos que resulten relevantes. El Comité de Directores posteriormente informa al Directorio lo analizado en dichas reuniones.

      ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior. Adicionalmente, el Directorio ha acordado mantener una instrucción permanente al auditor interno consistente en que éste comunique de inmediato al Directorio cualquier situación que en su opinión pudiera implicar una irregularidad grave que por su naturaleza deba ser comunicada a los organismos fiscalizadores competentes o al Ministerio Público.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior. Adicionalmente, el auditor interno de Volcán se reúne periódicamente con los responsables de las distintas áreas en las que éste hubiera detectado la necesidad de implementar planes de mejora con el objeto de minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes, proponiendo al efecto un plan concreto y monitoreando su implementación. Asimismo, los auditores externos elaboran anualmente un informe de riesgos (carta de control interno) que es monitoreado por el área de auditoría interna e incluido en la revisión que esta última efectúa anualmente con el Directorio.

      iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i y iii anterior. Adicionalmente, Volcán cuenta con modelos de Prevención de Delitos y Actos Ilícitos que se encuentran completamente implementados y cuya efectividad se revisa anualmente. http://denuncias.volcan.cl/

    g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado que el Comité de Directores se reúna trimestralmente con el Gerente de Personas y con el Gerente Técnico y Desarrollo Sostenible, quien es el encargado de elaborar el Reporte de Sostenibilidad anual de la Compañía, para analizar la efectividad de las políticas aprobadas por el Directorio a que hace referencia este título. La Compañía publica en su página web y difunde cada año a sus distintos grupos de interés, un Reporte de Sostenibilidad anual que da cuenta de todas las políticas aplicadas por Volcán en materias como la diversidad, inclusión, responsabilidad social y desarrollo sostenible. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

      iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

    h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:


    • i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio sesiona al menos una vez al año en una de las plantas productivas de la Compañía o en el local comercial Work Center, a fin de conocer y analizar el estado y funcionamiento de las instalaciones; reunirse con los jefes de planta, el Gerente Industrial y los principales ejecutivos que allí desempeñen sus funciones, entre otras materias. Lo anterior es sin perjuicio de las visitas que individualmente realicen los directores para los mismos efectos.

      ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En las visitas a que se refiere el número i. precedente, los directores se reúnen con el jefe de planta, el Gerente Industrial y los principales ejecutivos a cargo de las respectivas plantas, con el objeto analizar directamente sus principales funciones y preocupaciones.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Una de las finalidades de las visitas referidas en el punto i. anterior, es conocer y recibir las recomendaciones y sugerencias que en opinión de los responsables de las dependencias e instalaciones de la Compañía sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.

    i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

    • No
      Explicación:
      Sólo en caso que el Directorio lo estime conveniente, se sostendrán reuniones sin la presencia del Gerente General.

    j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha adoptado un procedimiento de mejoramiento continuo cuyo objeto es identificar las posibles áreas de mejora en su funcionamiento y organización, así como los mecanismos apropiados para abordarlas. El procedimiento consiste en la aplicación de un cuestionario de autoevaluación anual al Directorio, que debe ser contestado por cada uno de miembros, y cuyas conclusiones y potenciales acciones de mejora son posteriormente discutidas por el Directorio.

      ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El cuestionario de autoevaluación del Directorio busca, entre otras cosas, detectar aquellas áreas en las que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose, así como conocer aquellas áreas en las que es de su interés profundizar, otorgándoles al efecto la posibilidad de proponer materias de su interés a incorporar en las capacitaciones a que hace referencia el punto 1, letra b) de este formulario.

      iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no ha estimado necesario establecer un procedimiento particular al respecto, sino que ha acordado implementar mejoras en la medida que las eventuales barreras a que hace referencia este número iii. sean detectadas por sus miembros y que el Directorio estime adecuado implementarlas de acuerdo a la legislación vigente, los estatutos sociales y la normativa interna de la Compañía.

      iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no ha estimado necesario predeterminar cuantitativamente los tiempos de dedicación que la Compañía espera de sus directores. Los directores de Volcán emplean todo el tiempo que sea necesario para el cumplimiento responsable y diligente de sus funciones y deberes para con la Compañía, conforme a la legislación vigente y a los estatutos sociales. Sin perjuicio de ello, el Directorio aprueba anualmente el calendario de sesiones ordinarias que se celebrarán durante el año, las que se llevan a cabo periódicamente, sin perjuicio de las sesiones extraordinarias que se realicen en la medida que las necesidades de la Compañía así lo requieran.

      v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no ha estimado necesario establecer un protocolo formal de cambio organizacional y de funcionamiento ante situaciones de contingencia o crisis. No obstante, el Directorio podrá adoptar medidas o cambios al efecto, en caso de estimar que la contingencia o crisis particular así lo amerite.

      vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no ha estimado necesario establecer un procedimiento formal al respecto, en razón de que el Directorio analiza y acuerda la contratación de asesores o expertos en la medida que así lo requiera para un caso o situación específica.

      vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El cuestionario de autoevaluación del Directorio se aplica sobre base anual (ver números i y ii anteriores). Sin embargo, no existe un procedimiento formal de mejoramiento continuo específicamente referido a la detección de eventuales barreras organizacionales sociales o culturales (ver número iii).

    k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:


    • i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán cuenta desde al año 2016 con un sistema (Webdox) que permite a los directores acceder, en condiciones de seguridad apropiadas, de forma remota y permanente a las actas y documentos tenidos a la vista en las sesiones del directorio.

      ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior. Adicionalmente, el Gerente General distribuye a los directores, con la anticipación necesaria, el documento que sintetiza las materias a tratar en la siguiente sesión de directorio.

      iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El acceso a los documentos es con 2 días de antelación a la sesión respectiva.

      iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán cuenta con un canal de denuncias a través de la página web de la Compañía donde se pueden reportar en forma anónima eventuales delitos o actos ilícitos. Las denuncias son recibidas por el oficial de cumplimiento, un abogado externo de la Compañía, e informadas al Directorio, si corresponde. http://denuncias.volcan.cl/

      v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver números i y ii anteriores. Asimismo, los libros de actas de las sesiones de Directorio están a disposición de todos los directores para su revisión en las oficinas sociales.

      vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La política del Directorio es que el acta que se levanta de cada sesión sea enviada a los directores en un plazo no superior a 5 días hábiles contados desde la referida sesión, de manera que puedan revisarla y hacer observaciones, si es del caso, previo a su firma.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

  • a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:


    • i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán cuenta con un procedimiento formal de postulación y elección de directores que se encuentra publicado en la página web de la Compañía. Este procedimiento contempla los requisitos de elegibilidad definidos por el Directorio para los candidatos a director y los antecedentes que éstos deben proporcionar al Gerente General para efectos de ponerlos a disposición de los accionistas en las oficinas y página web de la Compañía, a fin de que éstos puedan contar oportunamente con la información necesaria para ejercer su voto. https://www.volcan.cl/candidatos-director-2018-2021 https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf

      ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no ha considerado pertinente adoptar una práctica o procedimiento al respecto. Volcán estima que se trata de un asunto por esencia subjetivo, sujeto al juicio exclusivo de cada accionista en sus procesos autónomos de ponderación de los antecedentes y selección entre los candidatos a director.

      iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de postulación y elección de directores aprobado por el Directorio de Volcán contempla que el Gerente General pondrá a disposición de los accionistas en las oficinas de la Compañía, con al menos 2 días de anticipación a la junta de accionistas en que deba procederse a la elección del Directorio, todos los antecedentes de postulación que hasta esa fecha sean recibidos de los postulantes al cargo de director, entre los cuales se encuentra su respectivo Curriculum Vitae con una descripción completa de la experiencia y perfil profesional del candidato. Asimismo, y con la misma anticipación, se publicará esta información en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/candidatos-director-2018-2021

      iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Según el referido procedimiento aprobado por el Directorio de Volcán, dentro de los antecedentes de postulación a proporcionar por cada candidato, se incluye una declaración del respectivo candidato respecto a sus relaciones contractuales, comerciales, profesionales o de otro tipo existentes durante los últimos 18 meses con el controlador de la Compañía o sus miembros, competidores o proveedores de Volcán. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/politicas_y_procedimientos_directorio_21-11-2017-2.pdf

    b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:


    • i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no lo ha estimado necesario en atención a la distribución de la propiedad accionaria en la Compañía y los patrones históricos de asistencia a las juntas de accionistas.

      ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

      iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

      iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

    c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:


    • i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado publicar anualmente un Reporte de Sostenibilidad que señala las políticas adoptadas por la Compañía durante el año respectivo en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible. El Reporte de Sostenibilidad se encuentra publicado en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado publicar anualmente un Reporte de Sostenibilidad que señala los grupos de interés relevantes identificados por la Compañía durante el año respectivo y las razones por las que tales grupos tienen esa condición. El Reporte de Sostenibilidad se encuentra publicado en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán tiene como política informar los riesgos más relevantes, incluidos los de sostenibilidad, al menos anualmente en la respectiva Memoria Anual, sin perjuicio de los Análisis Razonados que se informan en forma trimestral, conjuntamente con la FECU respectiva. Adicionalmente, el Directorio ha acordado publicar anualmente un Reporte de Sostenibilidad que señala los riesgos relevantes de la Compañía, así como las principales fuentes de esos riegos. El Reporte de Sostenibilidad se encuentra publicado en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/informacion-financiera https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado publicar anualmente un Reporte de Sostenibilidad que establece los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible durante el año respectivo. El Reporte de Sostenibilidad se encuentra publicado en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado publicar anualmente un Reporte de Sostenibilidad que establece las metas propuestas por la Compañía durante el año respectivo y los avances experimentados por los indicadores de sosteniblidad durante el mismo período. El Reporte de Sostenibilidad se encuentra publicado en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

    d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".



    • Explicación (4000 caracteres máximo):
      El Reporte de Sostenibilidad anual de la Compañía se realiza de acuerdo con la metodología GRI G4. Adicionalmente, cuenta con las certificaciones ISO 9.001, ISO 14.001 y OHSAS 18.001, que incluyen estándares y directrices internacionales referidas al desarrollo sostenible y calidad de procesos. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

    e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:


    • i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un Departamento de Acciones dependiente de la Gerencia de Finanzas. Las funciones del Departamento de Acciones incluyen contar con personal prioritariamente destinado a aclarar a los accionistas e inversionistas dudas acerca de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad. De manera complementaria, Volcán ha dispuesto que el Presidente del Directorio, el Gerente General o el portavoz que se designe en su caso, sean los únicos autorizados para responder los requerimientos de los medios de prensa.

      ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Departamento de Acciones cuenta con personas que dominan el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.

      iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Departamento de Acciones es la única unidad autorizada por el Directorio , además del Presidente del Directorio, el Gerente General o el portavoz que designe Volcán en su caso, para responder tales consultas a los accionistas e inversionistas. Respecto los medios de prensa, el Presidente del Directorio, el Gerente General o el portavoz que se designe en su caso, son los únicos autorizados para responder sus consultas.

    f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no ha considerado necesario por el momento implementar un mecanismo, distinto del que señala la Ley, para elaborar y difundir las revelaciones que realiza la entidad al mercado, que facilite el análisis y evaluación de la suficiencia, oportunidad y pertinencia de la información que la Compañía divulga al mercado.

      ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

      iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio, cuando así lo estima necesario, cuenta para estos efectos con la asesoría de expertos en estas materias, quienes son consultados caso a caso.

      iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i anterior.

    g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.


    • Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una página web constantemente actualizada (www.volcan.cl), por medio de la cual los accionistas y el público en general pueden acceder a toda la información pública de Volcán, de manera sencilla y de fácil acceso.

3. De la gestión y control de riesgos

  • a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:


    • i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha aprobado e implementado un procedimiento para la identificación y control de riesgos que tiene por principal herramienta una matriz de riesgos que es revisada y actualizada mensualmente por el Comité de Gestión de Riesgos y que consolida la información proporcionada por las distintas áreas de la organización de la Compañía. La matriz de riesgos es a su vez analizada trimestralmente por el Comité de Directores. Tanto el Gerente General, quien lidera el Comité de Gestión de Riesgos, como el Comité de Directores, reportan sus conclusiones y análisis al Directorio.

      ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado que el Comité de Gestión de Riesgos sea el encargado de la revisión de la matriz de riesgos elaborada a partir de la información y riesgos que detectan, cuantifican y monitorean las distintas áreas de la Compañía de acuerdo a las materias de su competencia, y que son comunicados al referido Comité para el debido análisis de la matriz. El Gerente General reporta mensualmente al Directorio los aspectos más significativos de los análisis, conclusiones y procesos ejecutados por el Comité de Gestión de Riesgos. A su vez, la matriz de riesgos es revisada trimestralmente por el Comité de Directores, quien reporta sus conclusiones al Directorio.

      iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La política de la Compañía considera reuniones al menos trimestrales del Comité de Directores con la persona encargada de la auditoría interna. En dicha reunión se analizan, entre otros, la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el Directorio.

      iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Volcán no ha considerado necesario incluir en su matriz de riesgos interna los riesgos indirectos asociados a las otras empresas del grupo empresarial al que pertenece.

      v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no ha implementado un proceso formal de gestión de riesgosa que considere el impacto potencial que tendría la materialización de los mismos. Con todo, la Compañía monitorea permanentemente aquellos riesgos de sostenibilidad relevantes para su operación.

      vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
      Respuesta: No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      Volcán no lo ha considerado necesario.

      vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un Código de Ética aprobado por el Directorio y revisado en base anual que define los principios y lineamientos que trascienden a toda la organización. El Código de Ética es aplicable a todos los integrantes de la Compañía, incluyendo a los miembros del Directorio, Gerente General y ejecutivos principales, funcionarios, trabajadores y en general a todo aquella persona que presta servicios a Volcán. https://www.volcan.cl/sites/gypsum.eeap.chili.cl/files/content/files/codigo_etica_2016.pdf

      viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán contempla la capacitación permanente de todo el personal respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos

      ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio revisa todas sus políticas y procedimientos cada vez que lo estima necesario, incluido aquellas referidas a gestión de riesgos.

    b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un procedimiento formal para canalizar, a través de la página web de la Compañía, eventuales denuncias de irregularidades o ilícitos. http://denuncias.volcan.cl/

      ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de denuncias garantiza el anonimato del denunciante.

      iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de denuncias permite al denunciante conocer el estado de su denuncia a través de un número único de seguimiento que es asignado a cada denuncia.

      iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento de denuncias ha sido puesto en conocimiento del personal de Volcán, sus accionistas, clientes, proveedores y del público en general a través del sitio web de la Compañía. http://denuncias.volcan.cl/

    c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no ha adoptado un procedimiento formal a este respecto. Sin embargo, el Directorio ha acordado que la Gerencia de Personas presente anualmente un reporte al Comité de Directores para con el objeto de informar acerca de la situación de la Compañía, la gestión de recursos humanos, vacantes, promociones internas, clima organizacional y gestión de talentos. El Comité de Directorio informará posteriormente al Directorio las conclusiones del referido reporte. Adicionalmente, el Reporte de Sostenibilidad anual de la Compañía da cuenta de los avances experimentados por ésta en materia de detección y reducción de las barreras a que hace referencia este título, durante el año el respectivo. El Reporte de Sostenibilidad se encuentra publicado en la página web de la Compañía. https://www.volcan.cl/informe-de-sostenibilidad

      ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha adoptado un procedimiento formal para la identificación y selección de los posibles candidatos a ocupar los cargos de ejecutivos principales en la Compañía. Este procedimiento contempla informar al Directorio acerca de las capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones que estime convenientes para los distintos cargos de ejecutivos principales de Volcán.

      iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número ii anterior. Según el procedimiento aprobado por el Directorio, el nombramiento del Gerente General corresponde al Directorio de Volcán. El proceso de búsqueda y selección de los posibles candidatos es coordinado por el Presidente del Directorio, quien puede actuar al efecto con el apoyo de firmas profesionales de búsqueda de ejecutivos. En relación a los ejecutivos principales, corresponde al Gerente General su nombramiento, coordinando la búsqueda y selección con el Gerente de Personas. En caso que el Directorio lo estime pertinente, el nombramiento de los candidatos seleccionados por el Gerente General, deberá ser previamente ratificado por el Directorio.

      iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un procedimiento para enfrentar la ausencia imprevista del Gerente General o de uno o más de los ejecutivos principales de la Compañía y obtener su oportuno reemplazo. Este procedimiento consiste en que el Gerente General debe proponer al Directorio una lista de posibles candidatos para su cargo y para el cargo de cada ejecutivo principal. Esta lista se actualiza periódicamente.

      v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver números i y ii anteriores.

    d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las políticas y estructuras de remuneraciones fijas y variables para los ejecutivos principales de la Compañía son revisadas en todos sus aspectos anualmente por el Comité de Directores quien da cuenta de las mismas al Directorio. Adicionalmente, con el fin de prevenir, detectar y corregir eventuales incentivos a que los ejecutivos expongan a la Compañía a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos, Volcán aplica las siguientes directrices: i) todos los actos y contratos suscritos en representación de la Compañía son revisados por la unidad de auditoría interna, de manera de verificar que éstos dan efectivo cumplimiento a los lineamientos y políticas fijados por la Compañía; ii) la Compañía desarrolla sus actividades de acuerdo con procedimientos formales, iguales para cada transacción del mismo tipo, y cumpliendo con las normas que regulan tales transacciones, si es del caso; y iii) se cuida que exista segregación de funciones y limitación a los poderes de administración de la sociedad.

      ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán ha contratado una empresa externa que lo asesora y entrega información actualizada y acorde a mercado, referente a las estructuras salariales, políticas de compensación y beneficios que es procedente acordar con sus empleados.

      iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no considera necesario difundir la estructura salarial y políticas de compensación e indemnización del gerente general y los demás ejecutivos principales en forma individual. En todo caso, la Memoria Anual de la Compañía da cuenta del total agregado de las remuneraciones de los ejecutivos principales. https://www.volcan.cl/informacion-financiera

      iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no considera necesario someter a la aprobación de la junta de accionistas tales estructuras salariales y/o políticas de compensación e indemnización.

4. De la evaluación por parte de un tercero

  • a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:


    • i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La autoevaluación ha sido realizada por el propio Directorio con apoyo profesional externo pero sin sujeción a revisión ni validación alguna.

      ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Volcán no ha considerado necesario contar con este tipo de asesoría.

      iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i. y ii. anterior.

      iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver número i. y ii. anterior.