1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cada vez que se produzca la renovación del directorio, o que por cualquier causa asuma en el cargo un nuevo director, el Presidente del Directorio tiene la misión de informar e inducir a los nuevos directores, en temas relacionados con negocios, estados financieros y presentación de sus ejecutivos. Los directores tienen acceso permanente a los ejecutivos para ampliar sus conocimientos, interiorizarse de materias de su interés y visitar las unidades de negocio. Lo anterior se encuentra formalizado en el procedimiento de Inducción de nuevos Directores PR-E-CNT-I-0012
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cada vez que se produzca la renovación del directorio, o que por cualquier causa asuma en el cargo un nuevo director, el Presidente del Directorio tiene la misión de informar e inducir a los nuevos directores en estas materias. Lo anterior se encuentra formalizado en el procedimiento de Inducción de nuevos Directores PR-E-CNT-I-0012
    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Código de Conducta de la Empresa, describe en términos muy prácticos y claros, las normas de comportamiento requeridas de todos los colaboradores de IPAL y que en su compromiso y toma de conocimiento se considera a los Directores de la empresa.
    
    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Código de Conducta de la Empresa, describe en términos muy prácticos y claros, las normas de comportamiento requeridas de todos los colaboradores de IPAL y que en su compromiso y toma de conocimiento se considera a los Directores de la empresa.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Código de Conducta de la empresa, describe en términos muy prácticos y claros, las normas de comportamiento requeridas de todos los colaboradores de IPAL y que en su compromiso y toma de conocimiento se considera a los Directores de la empresa.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si bien, no existe un procedimiento formal, todas las actas de directorio se encuentran impresas y archivadas, en caso de ser requeridas como consulta por algún director.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de IPAL, ha formalizado la relación que tendrá con los auditores externos, en la Política de Relación con los Auditores externos, PL-E-CNT-I-0016.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En el Código de Conducta, se describen las normas de comportamiento requeridas de todos los funcionarios de IPAL, ampliado en su toma de conocimiento al Directorio de la empresa.
    

  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

  • 
    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    
    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha definido la Política de Capacitación de Directorio, PL-E-CNT-I-008, la que formaliza los mecanismos de capacitación internos que se aplicaran para que los miembros del Directorio puedan ejercer su función conforme a las mejores prácticas.
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

  • 
    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Existe la política de Contratación de Asesores externos, PL-E-CNT-I-0009, que norma la importancia de contar con asesorías externas en temas relevantes para la continuidad del negocio, siempre ajustado a las buenas prácticas en la selección y contratación de estas.
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Existe la política de Contratación de Asesores externos, PL-E-CNT-I-0009, que norma la importancia de contar con asesorías externas en temas relevantes para la continuidad del negocio, siempre ajustado a las buenas prácticas en la selección y contratación de estas. En ella se establece que el Directorio en conjunto debe estar de acuerdo, para la contratación de asesores externos.
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no considera que la difusión de las asesorías solicitadas tanto contratadas como no contratadas, tenga relevancia para la marcha del negocio y el interés social de la empresa.
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio de Ipal, se reúne con la empresa auditora externa a cargo de la auditoria de los estados financieros, dos veces al año, al término de cada ejercicio y al cierre semestral, para analizar los resultados obtenidos en dichas auditorias, ambas reuniones se realizan sin la presencia de gerentes o ejecutivos principales. Sin perjuicio de lo anterior, el directorio puede establecer reuniones cuando lo considere necesario. Lo anterior se encuentra formalizado en la Política de relación con los auditores externos: PL-E-CNT-I-0016
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En la preparación de parte de los auditores externos, de la carta de control interno, se realizan dos reuniones formales con la presentación de la información de manera preliminar y al cierre del proceso de revisión anual, con reporte de las principales observaciones y desviaciones.
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Al cierre de cada trimestre, el directorio recibe y aprueba las cuentas trimestrales auditadas consolidadas del grupo.
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Al cierre anual, el directorio recibe y aprueba las cuentas auditadas consolidadas del grupo.
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio realiza evaluación de la empresa auditora, proceso en el cual se estudian los posibles conflictos de interés, por la prestación de otros servicios.
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dada la situación financiera de la empresa, el directorio considera imprudente desde el punto de vista de interés social aumentar los costos fijos de la operación, así es la unidad de Auditoria y Compliance, la responsable del plan de gestión de riesgo de la empresa, y para la formalización de sus funciones, se ha elaborado la Política de Control y gestión de Riesgos PL-E-CNT-I-0015.
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Anualmente es revisada la vigencia de la matriz de riesgos de la empresa, sobre la cual se trabaja el plan de control y gestión de riesgos del periodo.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Anualmente es revisada la vigencia de la matriz de riesgos de la empresa, sobre la cual se trabaja el plan de control y gestión de riesgos del periodo.
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dada la composición societaria, es el Directorio, quien define de manera particular las acciones a tomar en caso de crisis, lo mismo que la continuidad del directorio.
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se cuenta con una Comisión de Auditoria que sesiona anualmente, aprobando el plan de trabajo del área de Auditoria y su seguimiento al control de avance de compromisos.
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio representado por el comité de auditoría, se reúne anualmente para tratar estas materias.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio representado por el comité de auditoría se reúne anualmente para tratar estas materias. Estas tareas se reestablecieron durante el año 2021.
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2020, y dadas las contingencias sanitarias del país, se definió priorizar actividades en estas materiales que aportaran al cuidado de los trabajadores, controlar procesos automatizados, que permitieron la estabilidad del Modelo de prevención de delito para la empresa. Para el año 2021, se realizaron tareas correspondientes a las revisiones de actividades que pudieran afectar a alguno de los delitos descritos de la Ley 20.393
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera imprudente desde el punto de vista de interés social, aumentar los costos fijos de operación y por ello no cuenta con una unidad especial para abordar este tema. Sin perjuicio de ello, son de permanente preocupación del directorio.
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera imprudente desde el punto de vista de interés social, aumentar los costos fijos de operación y por ello no cuenta con una unidad especial para abordar este tema. Sin perjuicio de ello, son de permanente preocupación del directorio.
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera imprudente desde el punto de vista de interés social, aumentar los costos fijos de operación y por ello no cuenta con una unidad especial para abordar este tema. Sin perjuicio de ello, son de permanente preocupación del directorio.
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se definió la Política de Comisiones, PL-E-CNT-I-0017, cuyo objetivo es formalizar las vistas en terreno a las dependencias de las distintas unidades y permitir un contacto directo con la operación y situaciones importantes que puedan levantarse de ellas.
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se cuenta con sesiones mensuales de las distintas Comisiones industriales de las empresas del grupo, donde participan Directores especializados para las distintas áreas de interés de las empresas.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se cuenta con registros escritos, que formalizan los acuerdos tomados en las distintas sesiones de comisiones industriales.
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • No
    Explicación:
    Todas las reuniones sostenidas en los puntos referidos en el anterior Ítem, cuentan con la presencia del Gerente General de la sociedad.
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Con el fin de mejorar en esta materia, se ha elaborado una Política de Mejoramiento continuo, PL-E-CNT-I-0020.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Con el fin de mejorar en esta materia, se ha elaborado una Política de Mejoramiento continuo, PL-E-CNT-I-0020.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Con el fin de mejorar en esta materia, se ha elaborado una Política de Mejoramiento continuo, PL-E-CNT-I-0020.
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio se reúne al menos una vez al mes, para tratar temas de interés y de su injerencia. El tiempo de dedicación depende del tipo de situaciones a analizar, existiendo un calendario y una agenda de tiempo estimada.
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio y su administración, se encuentra normado en su funcionamiento, según la Ley de Sociedades anónimas, que sanciona como debe operar en estos casos
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario por el momento, el uso de este mecanismo. El directorio esta confirmado por personas de vasta experiencia en estos temas y considera que en el mercado no existe un conocimiento mayor que pueda contribuir en este aspecto.
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario por el momento, el uso de este mecanismo.
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

  • 
    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si bien, no existe un procedimiento formal, todas las actas de directorio son circuladas, vía correo electrónico por el secretario mes a mes. Así también estas se encuentran impresas y archivadas, en caso de ser requeridas por algún director.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Las materias a tratar en los directorios son informados, vía correo, con al menos 48 horas de anticipación
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio estima que 48 horas son suficientes para conocer las materias a revisar en cada sesión.
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La empresa ha implementado un canal de Sugerencias, que formaliza la comunicación entre Directores y agentes internos de la organización. Se encuentra en evaluación de implementación, la ampliación a la comunicación con agentes externos.
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cada sesión comienza con lectura del acta anterior, las cuales fueron previamente circuladas, vía correo electrónico por el secretario mes a mes, para revisión final y firma.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si bien, no existe un procedimiento formal, todas las actas de directorio son circuladas, vía correo electrónico por el secretario mes a mes. Así también estas se encuentran impresas y archivadas, en caso de ser requeridas por algún director.
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta consideración no aplica en esta sociedad, pues el accionista controlador, debido al alto porcentaje de propiedad, propone a todos los directores. Si bien, la decisión final es tomada en acuerdo, considerando los negocios y necesidades de la empresa, y en estricto cumplimiento den la normativa legal vigente.
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La decisión es tomada de acuerdo a los negocios y necesidades de la empresa y a las capacidades intelectuales de cada persona, no siendo restricción el número de directorios en el que se participe, solo el estricto cumplimiento de la normativa legal vigente
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El accionista controlador elige a los directores de acuerdo a las cualidades y capacidades que se requieran para ejercer adecuadamente la labor del Directorio.
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se realiza en estricto cumplimiento de la normativa vigente.
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario por el momento el uso de este mecanismo, dada la baja participación de accionistas no controladores en las juntas, menos del 5%.
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario por el momento el uso de este mecanismo, dada la baja participación de accionistas no controladores en las juntas, menos del 5%.
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario por el momento el uso de este mecanismo, dada la baja participación de accionistas no controladores en las juntas, menos del 5%.
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario por el momento el uso de este mecanismo, dada la baja participación de accionistas no controladores en las juntas, menos del 5%.
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Toda la información relacionada con los temas mencionados es citada y comunicada en la memoria anual de la compañía.
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Toda la información relacionada con los temas mencionados es citada y comunicada en la memoria anual de la compañía.
    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Toda la información relacionada con los temas mencionados es citada y comunicada en la memoria anual de la compañía.
    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía, si bien reconoce la importancia de estos indicadores, no mantiene por ahora, un control formal sobre ellos
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía, si bien reconoce la importancia de estos indicadores, no ha definido metas al respecto
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • No
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    El directorio no lo considera necesario para el interés social de la empresa, por el momento
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dada la situación financiera de la empresa el directorio considera imprudente desde el punto de vista de interés social aumentar los costos fijos de la operación, sin embargo, a través de la página web (www.ipal.cl) se presenta información corporativa y se indica un mail de contactos. (Email: comunicacion@ipal.cl)
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se cuenta con personas que dominan el idioma Ingles para comunicación con accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    A través de la página web (www.ipal.cl) se presenta información corporativa actualizada y se indica correos para la toma de contacto. Correos habilitados: comunicacion@ipal.cl – denuncias@ipal.cl.
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha implementado la política de mejoramiento continuo PL-E-CNT-I-0020, que formaliza las iniciativas del Directorio, para planificar de mejor manera su aporte en la dirección de la empresa
    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dando cumplimiento a la NCG N° 270, se ha formalizado en el Manual de manejo de información de interés para el mercado, las políticas y normas que rigen a IPAL para la divulgación de información al mercado.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha formalizado la Política de Contratación de Asesores externos, en PL-E-CNT-I-0009, dada la importancia de contar con asesorías externas en temas relevantes, ajustado a las buenas prácticas de transparencia en la selección y contratación de las mismas
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Las normativas se ajustan en los plazos, a las recomendaciones legales que las sustentan.
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se cuenta con una página Web, en la cual se mantiene actualizada la información corporativa: www.ipal.cl
    

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio evalúa de manera periódica, los principales riesgos a los que se expone la empresa, dictando las políticas que norman las responsabilidades y deberes de la administración, para su resguardo.
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por las razones esgrimidas en el punto 1.e.i. la compañía no cuenta con una unidad especial de gestión de riesgos, siendo esta tarea asumida por la unidad de auditoria y compliance.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El área de auditoria y compliance de Ipal, está especialmente dedicada a trabajar en revisiones e informar al gerente general corporativo, acerca de la gestión de las áreas de negocios, y los riesgos relativos a ellas, de manera independiente de las mismas.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El área de auditoria y compliance de Ipal, está especialmente dedicada a trabajar en revisiones e informar al gerente general corporativo, acerca de la gestión de las áreas de negocios, y los riesgos relativos a ellas, de manera independiente de las mismas.
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El área de auditoria y compliance de Ipal, está especialmente dedicada a trabajar en revisiones e informar al gerente general corporativo, acerca de la gestión de las áreas de negocios, y los riesgos relativos a ellas, de manera independiente de las mismas.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    La metodología empleada por el área de auditoria en sus procesos de control en las diferentes empresas del grupo corresponde a “The Committee Of Sponsoring Organizations” (COSO, por sus siglas en inglés).
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Fue desarrollado un código de Conducta que regula a todos los ejecutivos y trabajadores de Ipal. Se encuentra en proceso de puesta a disposición de todos los trabajadores de la empresa.
    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En relación a la explicación del punto N° vii, se realizarán procesos de capacitación al personal sobre el Código de Conducta. Con el fin de otorgar a los colaboradores los valores, procedimientos, y otros sobre los cuales esta política está fundada.
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Todo documento vigente en la compañía es revisado y actualizado de forma anual o según requerimiento mediante los registros de control cambios existentes.
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Grupo de empresas Ipal pone a disposición de su personal, diversos mecanismos a través de los cuales podrán plantear sus dudas, violaciones al código de conducta irregularidades e ilícitos. • Correo electrónico: sugerencias ipal.cl • Carta vía mensajería interna dirigida al Encargado de Compliance • Carta vía correo externa a dirección: Av. Vespucio Oriente 1353, Pudahuel - Santiago • Comunicación Directa al Abogado de la empresa: Fono +56224111500
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Según lo indicado en el código de conducta, la identidad del trabajador será mantenida en reserva. Además, tanto la denuncia como la información relacionada se mantendrán en absoluta confidencialidad, como así también la identidad de la persona que efectúa la denuncia.
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se encuentra en proceso de implementación y mejora, el canal de sugerencia de uso en la organización.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se realizan periódicamente la Comisiones de Auditoria, que tienen por objetivo entre otros, de informar de estas y otras anomalías y/o riesgos que se ve enfrentado el grupo de empresas al directorio y cargos gerenciales, se realizan además capacitaciones al personal de los riesgos levantados por estos medios, el cual tiene por objetivo aplicar los controles necesarios . La información que se amerite se publicara en la página web la cual se mantiene actualizada toda información corporativa: www.ipal.cl
    

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Reconociendo la importancia del punto anterior, no existen procedimientos formales que se ocupen por ahora, de los temas mencionados.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Reconociendo la importancia del punto anterior, no existen procedimientos formales que se ocupen por ahora, de los temas mencionados.
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha formalizado en la Política de Reemplazo de Gerentes y ejecutivos principales, PL-E-CNT-I-0013, los lineamientos que norman los reemplazos de los ejecutivos de primera línea en la empresa. Además existen planes de trabajo propios de la sub Gerencia de Gestión de personas, que se aplican en este punto.
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha formalizado en la Política de Reemplazo de Gerentes y ejecutivos principales, PL-E-CNT-I-0013, los lineamientos que normas los reemplazos de los ejecutivos de primera línea en la empresa.
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Las políticas aplicadas a la indicación de estas recomendaciones, son revisadas anualmente y aplicadas según correspondiera.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha formalizado la Comisión de Compensaciones, constituida por Directores de la empresa, para la evaluación de las estructuras salariales y políticas de compensaciones de los ejecutivos principales de la empresa. Además se ha formalizado la Política de Compensaciones y beneficios, PL-E-CNT-I-0024
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha formalizado la Comisión de Compensaciones, constituida por Directores de la empresa, para la evaluación de las estructuras salariales y políticas de compensaciones de los ejecutivos principales de la empresa. Además se ha formalizado la Política de Compensaciones y beneficios, PL-E-CNT-I-0024
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no estima prudente publicar esta información en la página web de la sociedad.
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si bien se ha formalizado la Comisión de Compensaciones, constituida por Directores de la empresa, para la evaluación de las estructuras salariales y políticas de compensaciones de los ejecutivos principales de la empresa. Esta no se somete a aprobación formal de los accionistas.
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera que su autoevaluación no debe ser validada por un tercero.
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera que su autoevaluación no debe ser validada por un tercero.
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera que su autoevaluación no debe ser validada por un tercero.
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio considera que su autoevaluación no debe ser validada por un tercero.