1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla que este es uno de los temas a tratar en la actividad y que se genera un registro que se mantiene para evidenciar su aplicación.
    

  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

  • 
    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Existe calendario anual de capacitación.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla como materias contemplada
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla como materias contemplada
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla como materias contemplada
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla como materias contemplada
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla como materias contemplada
    
    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla que esta difusión se realiza durante una de las reuniones de Directorio del primer trimestre del año siguiente a la realización del calendario anual de capacitaciones.
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

  • 
    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 37 de las Responsabilidades de los Directores/as
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 37 de las Responsabilidades de los Directores/as
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 37 de las Responsabilidades de los Directores/as
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 38 de las reuniones y visitas a terreno
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 38 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 38 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 38 de las reuniones y visitas a terreno
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 38 de las reuniones y visitas a terreno
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 39 de las reuniones y visitas a terreno
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 39 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 39 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 39 de las reuniones y visitas a terreno
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 40 de las reuniones y visitas a terreno
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 40 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 40 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 40 de las reuniones y visitas a terreno
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 41 de las reuniones y visitas a terreno
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 41 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 41 de las reuniones y visitas a terreno
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 42 de las reuniones y visitas a terreno
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 42 de las reuniones y visitas a terreno
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 42 de las reuniones y visitas a terreno
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • Sí
    Explicación:
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en los artículos 38, 39 y 40 de las reuniones y visitas a terreno además de nota en el calendario de reuniones de Directorio.
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con los Procedimiento PR-GH-ACM-01 Acciones Correctivas y de mejora y PR-PCG.CG-01 Revisión del SGI que dan cuenta de dos herramientas para lograr la mejora continua y se aplican desde el año 2005.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla la detección de necesidades de áreas a fortalecer y perfeccionar. Adicionalmente el personal de SOPROCAL recibe capacitaciones de acuerdo al procedimiento PR-GP-02 Capacitación y Evaluación.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: No existe procedimiento formal para ese fin.
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el artículo 28 convocatoria a junta de accionistas y punto XI Sesiones del directorio. Todas las reuniones son presenciales y minimo 10 reuniones al año (estatuto de la sociedad)
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: A la fecha no existe un procedimiento específico para funcionamiento del Directorio en caso de emergencias o crisis.
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: No se contempla la contratación de asesoria externa salvo que la gravedad de los hechos lo amerite.
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Instructivo IT-GP-02-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Actualización de Conocimientos para Directore/as\\\\\\\\\\\\\\\" que detalla actividades a realizar y el control de los registros que evidencian su aplicación. Se detalla la realización de un calendario anual. Adicionalmente se cuenta con Procedimiento PR-GH-ACM-01 Acciones Correctivas y de mejora y PR-PCG.CG-01 Revisión del SGI que implican revisiones minimo anuales.
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

  • 
    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Las actas se archivan en el respectivo Libro de Actas; los informes de resultado se archivan y se mantienen durante 24 meses; no toda la documentación tenida a la vista durante las sesiones es archivada. No se dispone de un sistema para acceder a la información en forma remota.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: En la citación a cada directorio se adjunta una tabla con las materias a tratar y la información respectiva. No se dispone de un sistema para acceder a la información en forma remota, salvo que algún Director pida explicitamente su envio por correo electrónico.
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Igual a la respuesta anterior
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: A la fecha la Sociedad no ha implementado un Sistema de denuncias
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: El acta se envia con la citación a la siguiente reunión donde se discuten posibles observaciones o comentarios para posteriormente corregirla y firmarla en la misma sesión.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Igual a la respuesta anterior
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el punto II Composición y nombramiento del Directorio
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el punto II Composición y nombramiento del Directorio
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el punto II Composición y nombramiento del Directorio
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: SOPROCAL cuenta con el Reglamento de Funcionamiento del Directorio que detalla lo solicitado en el punto II Composición y nombramiento del Directorio
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: A la fecha existe la posibilidad de votaciones por medio remoto independiente a la participación presencial
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: A la fecha existe la posibilidad de votaciones por medio remoto independiente a la participación presencial
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: A la fecha no se ha implementado
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: A la fecha no se ha implementado
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Las políticas de SOPROCAL se encuentran disponibles permanentemente desde su página web
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: El Procedimiento PR-PCG-CG-01 Revisión del SGI contempla la obtención de la matriz de partes interesa pero a la fecha no se ha difundido al público
    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Existen procedimientos para la gestión del riesgo obteniendose las matrices de riesgos operacionales, de seguridad y salud en el trabajo y ambientales pero a la fecha no se ha difundido al público
    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: El Procedimiento PR-PCG-CG-01 Revisión del SGI contempla la medición de indicadores pero a la fecha no se ha difundido al público
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: El Procedimiento PR-PCG-CG-01 Revisión del SGI contempla la medición de indicadores pero a la fecha no se ha difundido al público
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • No
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: No se ha considerado necesario cumplir con ese tipo de requisitos adicionales a la certificación ISO 9001; ISO 14001 y OHSAS 18001). La empresa es pequeña en personal y patrimonio.
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa dispone de un procedimiento PR-COM-01 Comunicaciones Internas y Externas que permite que cualquier persona solicite información, plantee felicitaciones o reclamos. Dado el tamaño de la Organización no cuenta con una Unidad para ello.
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Igual a la respuesta anterior pero señalando que se domina el inglés por varios miembros de la Organización.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Igual a la respuesta anterior
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con los Procedimiento PR-VEN-01 Ventas y logística y PR-VEN-02 Medición satisfacción de Cliente y Reclamos donde se establecen las revelaciones al mercado
    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con los Procedimiento asociados a la Gestión de Hallazgos que permiten implementar mejoras en todos los aspectos de su operaci´on. Estos son PR-GH-ACM Acciones correctivas y de mejora, PR-GH-GAU-01 Gestión de Auditorias Internas, PR-GH-GR-01 Gestión del Riesgo Operacional y PR-GH-SNC-01 Control de Salidas No Conformes.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La sociedad cuenta con una Asesora permanente en la mantención del Sistema de Gestión Integral donde una de sus responsabilidad son las Auditorias Internas y el apoyo en la mantención de los procedimientos asociados a la gestión de Hallazgos.
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La aplicación de los procedimientos asociados a la gestión de hallazgos es permanente sin embargo las Auditorias Internas y la Revisión del Sistemas son sobre base minima anual. Las auditorias son sobre la base de un plan anual de auditorias.
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Toda la información esta disponible en www.soprocal.cl
    

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa tiene un procedimiento de Gestión de Riesgos estratégicos PR-PCG-P-01 Determinación de Objetivos, metas y programas cuya finalidad es establecer controles a riesgos identificados del análisis del contexto (FODA - Planificación Estratégica) y otro para los riesgos operacionales PR-GH-GR-01 Gestión del Riesgo Operacional. Adicionalmente se cuenta con los procedimientos PR-GH-GR-02 Identificación y evaluación de Aspectos Ambientales (Riesgo Ambiental) y PR-GH-GR-03 Identificación y evaluación de Riesgos de salud y seguridad Ocupacional. Pero las políticas no han sido aprobadas por el Directorio
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN:Existen responsables para cada uno de los procedimientos asociados a la gestión del riesgo (Mencionados punto anterior): PR-PCG-P-01 : Gerente de Operaciones PR-GH-GR-01: Jefe de Aseguramiento de Calidad PR-GH-GR-02: Jefe de Aseguramiento de Calidad PR-GH-GR-03: Prevencionista de Riesgos A la fecha no reportan directamente al Directorio.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con el Proceso de Gestión de hallazgos donde existe un sub proceso denominado Gestión de Auditorias Internas documentado en el PR-GH-GAU-01 cuyo responsable es el Jefe de Aseguramiento de Calidad. A pesar de ello este proceso no reporta directamente al Directorio.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Los riesgos estratégicos incluyen los factores externos y los operacionales, ambientales y SSO permiten la identificación de riesgos de origen externo (FODA) lo cual se puede observar en cada matriz de riesgo
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa tiene un procedimiento de Gestión de Riesgos estratégicos PR-PCG-P-01 Determinación de Objetivos, metas y programas cuya finalidad es establecer controles a riesgos identificados del análisis del contexto (FODA - Planificación Estratégica) y otro para los riesgos operacionales PR-GH-GR-01 Gestión del Riesgo Operacional. Adicionalmente se cuenta con los procedimientos PR-GH-GR-02 Identificación y evaluación de Aspectos Ambientales (Riesgo Ambiental) y PR-GH-GR-03 Identificación y evaluación de Riesgos de salud y seguridad Ocupacional. Estos procedimientos permiten la identificación de todo tipo de riesgos incluidos los solicitados en el requisito.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Los procedimientos de la empresa tienen como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales asociados a la norma ISO 31000:2018
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Solo existe el Reglamento Interno de Orden Higiene y seguridad que es extensivo a todos los trabajadores de la empresa.
    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Existen los procedimientos PR-GP-02 Capacitación y evaluación y los instructivos IT-GP-01-01 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción Personal Nuevo\\\\\\\\\\\\\\\", IT-GP-01-02 \\\\\\\\\\\\\\\"Inducción al Nuevo/a Director/a\\\\\\\\\\\\\\\" e IT-GP-02-01 Actualización Conocimientos Directores que rigen las capacitaciones de todo el personal al respecto. Adicionalmente se cuenta con el Reglamento para contratistas y Subcontratistas.
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Son revisados permanentemente y se actualizan cuando sufran cambios o mejoras. No hay nada especificado que deben revisarse como menos una vez al año.
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa se encuentra con certificación de cumplimiento por parte de la certificadora de la Comisión del mercado financiero de su modelo de prevención del delito.
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa se encuentra con certificación de cumplimiento por parte de la certificadora de la Comisión del mercado financiero de su modelo de prevención del delito.
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa se encuentra con certificación de cumplimiento por parte de la certificadora de la Comisión del mercado financiero de su modelo de prevención del delito.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa se encuentra con certificación de cumplimiento por parte de la certificadora de la Comisión del mercado financiero de su modelo de prevención del delito.
    

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con el procedimiento PR-PCG-P-01 Determinación de objetivos, metas y programas que, alimentandose con la Planificación estratégica, especificamente con el analisis de contexto (FODA) y la identificación de las expectativas y necesidades de las partes interesadas busca implementar tratamiento para el control de amenazas y deficiencias o potenciar las fortalezas o debilidades.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con las descripciones de cargo detalladas, el procedimiento PR-GP-01 Reclutamiento y Selección cuyo objetivo es seleccionar y reclutar de acuerdo al cargo requerido al personal con mayor correspondencia a la Descripción de Cargo, ya sea éste un candidato interno o externo y los Procedimientos PR-GP-02 Capacitación y evaluación (Preparar al personal para ejercer eficazmente el cargo a través del fortalecimiento de sus capacidades y entrega de herramientas específicas que le permitan generar valor agregado a su labor, respetando el ambiente y preocupándose de su salud y seguridad ocupacional, y evaluar las competencias (solo personal no evaluado por el Proceso de Evaluación de Desempeño) y respuestas a las capacitaciones entregadas del personal de SOPROCAL como el insumo a la elaboración de la capacitación anual de la Organización además del PR-GP-03 Evaluación de Desempeño (Determinar el valor del trabajo desplegado por el Colaborador en la organización y expresar el reconocimiento empresarial a los mejores colaboradores, como alentar a los demás a emularlos, generando a su una espiral que apunta a elevar la actuación en su conjunto
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Para ello la empresa puede apoyarse del procedimiento PR-GP-03 Evaluación de Desempeño (Determinar el valor del trabajo desplegado por el Colaborador en la organización y expresar el reconocimiento empresarial a los mejores colaboradores, como alentar a los demás a emularlos, generando a su una espiral que apunta a elevar la actuación en su conjunto
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: El cargo de Gerente general y principales Ejecutivos tienen determinados sus reemplazos en caso de ausencia del titular.
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Los procedimientos señalados para los puntos i y ii generan registros minimo anualmente.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con el Procedimiento PR-GP-03 Evaluación de Desempeño (Determinar el valor del trabajo desplegado por el Colaborador en la organización y expresar el reconocimiento empresarial a los mejores colaboradores, como alentar a los demás a emularlos, generando a su una espiral que apunta a elevar la actuación en su conjunto
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: La empresa cuenta con Empresa Asesora externa en el ámbito mencionado desde el año 2015
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: No se difunde esa información dado que ha sido clasificada por la empresa como confidencial
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Es material del Directorio y administración, sin embargo las remuneraciones de gerentes y ejecutivos principales son publicados en la memoria anual de la empresa
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Se programa revisión por parte de un tercero ajeno a la Sociedad.
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Se programa revisión por parte de un tercero ajeno a la Sociedad.
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Se programa revisión por parte de un tercero ajeno a la Sociedad.
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    EXPLICACIÓN: Se programa revisión por parte de un tercero ajeno a la Sociedad.