Emisores de Valores de Oferta Pública
Emisores de Valores de Oferta Pública

SOCIEDAD PROCESADORA DE LECHE DEL SUR S.A.

Prácticas de Gobierno Corporativo

Razón Social:
SOCIEDAD PROCESADORA DE LECHE DEL SUR S.A.
RUT:
92347000-K
/

Período Consultado: 201812

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1. Del funcionamiento y composición del directorio

  • a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:


    • i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sociedad Procesadora de Leche del Sur S.A (¨Prolesur, la ¨Compañía¨ o la ¨Sociedad¨), cada vez que elige un nuevo director, el gerente general deberá hacer al menos 3 presentaciones de inducción, incluyendo visitas a las instalaciones productivas. Esta inducción se deberá realizarse dentro de las primera semanas que el director respectivo haya asumido su cargo. Adicionalmente, la Compañía cuenta con una matriz de riesgo que se actualiza periódicamente.

      ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía ha identificado a sus grupos de interés mas relevantes, donde los accionistas, consumidores, clientes, comunidades, productores de leche y proveedores en general, juegan un papel fundamental. Respecto de las acciones e iniciativas que se llevan adelante con cada uno de estos grupos se reporta e informa periódicamente a todos los miembros del directorio.

      iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Dada la relevancia de todos estos aspectos, la Compañía les da una gran visibilidad, la que se ve plasmada en la inducción personal que se hace a cada nuevo integrante, por tanto en dicha ocasión, se hace especial hincapié en abordar todos y cada uno de estos aspectos.

      iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio de la Sociedad ha tomado como una iniciativa importante invitar al menos una vez al año, a un experto en la materia para efectos de poner en conocimiento de sus miembros la normativa legal vigente.

      v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio de la Sociedad ha tomado como iniciativa importante el invitar al menos una vez al año, a un experto en la materia para efectos de poner en conocimiento de sus miembros la normativa legal vigente.

      vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente, para el caso de los directores nuevos, se lleva adelante una presentación de los acuerdos mas importantes adoptados y sus fundamentos en los últimos 2 años.

      vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Gerencia de Administración y Finanzas apoyada por la Gerencia de Contabilidad e Impuestos y la empresa de auditoria externa, entrega a requerimiento de cualquiera de los directores, la información y aclaraciones que fueren necesarias para efectos de aclarar cualquier información relevante que forme parte de los estados financieros de la Compañía.

      viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Adicionalmente a lo establecido en la Ley y las regulaciones de la SVS, la Sociedad, al ser parte del Grupo Fonterra, cuenta con un código de conducta, denominado ¨The Way We Work¨¨ que entre otros temas tiene una sección especialmente dedicada a tratar potenciales conflictos de interés que pudiesen enfrentar todos los colaboradores de la sociedad.

    b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:


    • i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Al respecto el directorio cada vez que se hace necesario llevar una capacitacion, requiere la presencia de un especialista ya sea interno o externo a la compañia.

      ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado a invitar a terceros expertos en la materia, con el fin de que expongan al respecto.

      iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero en el futuro se considera oportuno hacerlo.

      iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero en el futuro se considera oportuno hacerlo.

      v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio ha acordado invitar a terceros expertos en la materia, con el fin de que expongan al respecto.

      vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Sociedad, al ser parte del Grupo Fonterra, cuenta con un código de conducta, denominado ¨The Way We Work¨¨ que entre otros temas tiene una sección especialmente dedicada a tratar potenciales conflictos de interés que pudiesen enfrentar todos los colaboradores de la sociedad.

      vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si, pero solo a nivel de la Memoria anual de la sociedad.

    c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:


    • i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

      ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Los Directores tienen acceso total a la información y si lo estima del caso, puede contratar la asesoría de un tercero, debiendo siempre velar por la obligación de reserva de la información.

      iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo anterior, siempre queda la debida constancia en el acta de sesión de directorio respectiva.

    d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace cada 6 meses o bien cada vez que un director así lo solicite.

      ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace con una periodicidad de 6 meses.

      iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En el evento de detectarse, se hace cada vez que sea necesario, adicionalmente se comunica al directorio oportunamente.

      iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace con una periodicidad de 6 meses.

      v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer con una periodicidad de 6 meses.

    e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer con una periodicidad de 6 meses o cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

      ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer con una periodicidad de 6 meses o cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer con una periodicidad de 6 meses o cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

      iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer con una periodicidad de 6 meses o cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

    f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer con una periodicidad de 6 meses.

      ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero se va hacer cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace con una periodicidad de 6 meses o cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

      iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace con una periodicidad de 6 meses o cada vez que sea necesario o bien requerido por un director.

    g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Esta Compañía por definición como una organización diversa e inclusiva. De esta manera es un empresa geográficamente diversificada en todo Chile, no discrimina y paga sueldos de mercado.

      ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Como se ha indicado precedentemente en esta Compañía por definición es diversa e inclusiva, no existen barreras organizacionales, sociales o culturales.

      iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro.

    h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:


    • i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si, ademas de las visitas a terreno, el accionista controlador, realiza auditorias periódicas relativas a seguridad ocupacional y calidad de los procesos en general.

      ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si, ademas de las visitas a terreno, los ejecutivos principales de la Compañía tienen la costumbre de visitar periódicamente las instalaciones, donde tienen entre otras cosas, la oportunidad de entrevistarse cara a cara con los trabajadores sin la presencia de sus superiores jerárquicos, todo lo anterior para efectos que libremente puedan entregarles su opinión o comentarios de posibles mejoras.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si, existe una permanente preocupación y dedicación en que se cumplan y observen los mas altos estándares internacionales, tanto de la perspectiva de la seguridad y ocupacional como de los mas altos estándares existentes en la elaboración y comercialización de alimentos. De esta manera permanentemente se realizan auditorias y capacitaciones permanentes en materias tales como calidad y seguridad alimentaria y seguridad ocupacional.

    i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

    • No
      Explicación:
      El gerente general tiene el derecho para asistir a todas las sesiones del directorio.

    j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro.

      ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro.

      iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro.

      iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio no lo ha estimado necesario. Se llevan adelante todas y cada una de las reuniones mensuales exigidas por la ley, ademas de todas las sesiones extraordinarias de directorio que sean convocadas para tratar especialmente algún tema en particular.

      v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno evaluar su implementación en el futuro.

      vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno evaluar su implementación en el futuro.

      vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno evaluar su implementación en el futuro.

    k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:


    • i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario,. No obstante en el domicilio social se encuentra guardado un respaldo de todos los temas tratados por el directorio.

      ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario,. No obstante oportunamente y de manera previa a la celebración de las sesiones de directorio, se le hacen llegar a cada uno de los directores el acta de la sesión anterior para su revisión, ademas de una minuta que detalla los temas a tratar en la próxima sesión de directorio.

      iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Copia del borrador del acta respectiva, le es hecho llegar con la anticipación de a lo menos 5 días para que cada director pueda efectuar sus comentarios y observaciones.

      iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

      v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario. Sin perjuicio de lo anterior, cada director recibe una copia del acta anterior con la debida antelación por email.

      vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario. El acta se hace llegar por email a cada director dentro de los 10 días siguientes a la celebración de una sesión.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

  • a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:


    • i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario. Dada la composición accionaria de la sociedad ya que los accionistas minoritarios no eligen directores.

      ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario. En todo caso el algo que depende de cada director.

      iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

      iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

    b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:


    • i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

      ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

      iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

      iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no lo ha estimado necesario.

    c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:


    • i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el Directorio ha considerado oportuno implementar en el futuro.

      ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el Directorio ha considerado oportuno implementar en el futuro.

      iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el Directorio ha considerado oportuno implementar en el futuro.

      iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el Directorio ha considerado oportuno implementar en el futuro.

      v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el Directorio ha considerado oportuno implementar en el futuro.

    d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

    • No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      No, pero el Directorio ha considerado oportuno implementar en el futuro.

    e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:


    • i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con una unidad especial dada la concentración de la propiedad. No obstante, si esta designada una persona especialmente para efectos de relacionarse con los accionistas, inversionistas y medios de prensa. Dichas personas están individualizadas en la memoria anual de la Compañía.

      ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No obstante no tener una unidad especial, si existen personas que pueden hablar el idioma ingles, para efectos de responder a las consultas de quienes no hablen español.

      iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente corresponde a la persona que esta designada. Dichas personas están individualizadas en la memoria anual de la Compañía.

    f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo anterior, se cumple de manera estricta con normativa legal vigente.

      ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo anterior, se cumple de manera estricta con normativa legal vigente.

      iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo anterior, se cumple de manera estricta con normativa legal vigente.

      iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo anterior, se cumple de manera estricta con normativa legal vigente.

    g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.


    • Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se cuenta con una pagina web a la cual puede acceder cualquier accionista de una manera sencilla y de fácil acceso.

3. De la gestión y control de riesgos

  • a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:


    • i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una matriz de riesgos donde están individualizados en detalle todos y cada uno de los temas críticos que la administración considera relevantes, así como el impacto. calificación de riesgos y responsable involucrados en el plan de acción.

      ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente se cuenta con una unidad interna liderada por el Contralor del grupo al cual pertenece la Compañía, a través del cual se coordina las distintas gerencias y áreas involucradas en los procesos.

      iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente se cuenta con una unidad interna liderada por el Contralor del grupo al cual pertenece la Compañía, a través del cual se coordina las distintas gerencias y áreas involucradas en los procesos.

      iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente la matriz de riesgos de la Compañía considera la cuantificación de riesgos tanto internos como externos que eventualmente pueden involucrar o afectar la normal operación del negocio o del proceso productivo propiamente tal.

      v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente la matriz de riesgos de la Compañía considera la cuantificación de riesgos y calificacion de riesgos residual.

      vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
      Respuesta:

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      Si, se tienen como guias principios, directrices y recomendaciones nacionales, como por ejemplo, los desarrollados por ¨The Committee oof Sponsoring Organizations¨ (COSO, por sus siglas en ingles) o los contenidos en ¨Control Objectives for Information and Related Technology¨ (COBIT, por sus siglas en ingles) creados por INSACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.

      vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Sociedad, al ser parte del Grupo Fonterra, cuenta con un código de conducta, denominado ¨The Way We Work¨¨ que entre otros temas tiene una sección especialmente dedicada a tratar la forma de trabajar en relación a los colegas, clientes, accionistas socios comerciales, nuestras comunidades, etc.

      viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro.

      ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro.

    b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Todo el personal de la Compañía tiene acceso a una pagina de intranet que contempla la posibilidad de realizar denuncias o comportamientos inconsistentes con nuestros valores y código de conducta ¨The Way We Work¨.

      ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente se resguarda la identidad del denunciante.

      iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Una vez concluido el proceso de investigación de una denuncia, el resultado de la misma e comunicado al denunciante. Eventualmente también existe la posibilidad que se hagan investigaciones de carácter reservado, donde el resultado final de la investigación tiene el carácter de confidencial.

      iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El canal de denuncia antes referido, esta a disposición de todos los trabajadores de la Compañía, ya sea a través de la linea de denuncia telefónica (hot line), donde se resguarda la identidad del denunciante o bien a través de denuncias directas vía correo electrónico o de manera presencial a área de auditoria, fiscalía o la gerencia de Personas & Organización.

    c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No existe un procedimiento formal, no obstante lo anterior esta Compañía no avizora la existencia de barreras organizacionales que pudieran estar inhibiendo la diversidad de capacidades experiencias y visiones.

      ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No existe un procedimiento formal, no obstante, como parte e las políticas de la Gerencia de Personas & Organización, existe una permanente promoción y detección de talentos, Como Compaña definitivamente no discriminamos.

      iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Dentro de los procesos permanentes implementados por la Gerencia de Personas & Organización están los planes de sucesión, los cuales identifican una a una las posiciones claves dentro de la organización y los potenciales reemplazantes internos que se encuentran disponible para cubrir las diferentes posiciones.

      iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Dentro de los procesos permanentes implementados por la Gerencia de Personas & Organización están los planes de sucesión, los cuales identifican una a una las posiciones claves dentro de la organización dentro de los cuales destacan los ejecutivos principales de la Compañía. Asimismo en caso de ausencia o impedimento del gerente general o de alguno de los ejecutivos principales, existe un procedimiento interno de delegación y traspaso de autoridades y funciones.

      v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No, pero el directorio ha considerado oportuno implementarlo en el futuro

    d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Cada vez que le directorio considere que es necesario conocer alguna información relativa a estructuras salariales o incentivos de los trabajadores de la Compaña, toda ésta puesta a su debida disposición y conocimiento.

      ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. No obstante no se descarta implementarlo en el futuro.

      iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. Sin perjuicio de lo anterior, la remuneración global de los ejecutivos se incluye dentro de la memoria anual de la Compañía. Así como una referencia expresa a la política de compensación de bonos anuales en base a los resultados individuales y corporativos.

      iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. Sin perjuicio de lo anterior, la remuneración global de los ejecutivos se incluye dentro de la memoria anual de la Compañía. Así como una referencia expresa a la política de compensación de bonos anuales en base a los resultados individuales y corporativos

4. De la evaluación por parte de un tercero

  • a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:


    • i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. No obstante no se descarta implementarlo en el futuro.

      ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. No obstante no se descarta implementarlo en el futuro.

      iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. No obstante no se descarta implementarlo en el futuro.

      iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Por el momento el directorio no lo ha considerado necesario. No obstante no se descarta implementarlo en el futuro.