1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En caso de nombrarse a un nuevo director se le hace entrega de toda la información financiera de la sociedad y simultáneamente se agenda una reunión con el presidente y los gerentes de la sociedad, como asimismo con el presidente del Comité de Auditoría quien informa sobre las políticas de riesgos y controles.
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En la reunión que el nuevo director mantiene con el presidente y el gerente general se explica quienes conforman los principales grupos de interés y la forma en cómo se llevan a cabo las relaciones con ellos.
    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC posee un Código de Ética en el cual se contiene la misión, los principios y valores que deben regir el actuar de los directores, gerentes, ejecutivos y operarios de CIC.
    
    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En la reunión que el nuevo director mantiene con el presidente y el gerente general se explica el marco normativo y jurídico vigente aplicable a lo sociedad. Sin perjuicio de lo anterior, CIC considera que es responsabilidad de cada director estar en conocimiento de las principales disposiciones de la Ley 18.046 y de su Reglamento.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dicha información se encuentra contenida en parte en el Código de Ética, como asimismo en la Ley 18.046 y su Reglamento, disposiciones que como ya se señaló, luego de informarle su aplicación a cada director, se considera de responsabilidad de éstos estar al tanto de ellas.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Al momento de incorporarse un nuevo director, éste tiene acceso a los libros de actas de directorio, del comité de auditoría y de las Juntas Ordinarias y Extraordinarias de Accionistas, en los cuales constan los principales acuerdos que se han tomado durante los últimos 2 años.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Al momento de incorporarse un nuevo director se pone a disposición de él la información financiera de la sociedad del último año. Conjuntamente con lo anterior, en la reunión que el nuevo director mantiene con el presidente y el gerente general y de Finanzas se le explican las principales partidas que comprenden los estados financieros.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía tiene una política de conflicto de interés aprobada por el directorio que define el conflicto de interés como un acto, negociación o contrato, en el que la persona que participa en la toma de decisiones tiene o podría tener intereses que afectarían su objetividad, pudiendo privilegiar el interés propio por sobre los intereses de la compañía. Estos conflictos son resueltos por la compañía antes de ejecutar el acto o contrato, a través de consultas a nivel gerencial y de directorio y asegurando que el acto o contrato no genere perjuicio a la compañía y sus accionistas.
    

  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

  • 
    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio estima que sus integrantes cuenta con las capacidades necesarias para desarrollar sus funciones. Asimismo estima que es responsabilidad de cada director mantenerse debidamente capacitado.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En las sesiones de directorio se tratan y comentan, de tiempo en tiempo, las prácticas corporativas que están siendo implementadas por otras empresas. A su vez se analiza la posibilidad y pertinencia de implementarlas en CIC.
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por el momento CIC no estima necesario realizar capacitaciones de sus directores respecto de prácticas internacionales en materias de inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Comité de Directores de CIC se reúne con el área de Contraloría, en cuyas reuniones se tratan diversos temas, incluyéndose aquellos que dicen relación con las principales herramientas para la gestión de riesgos.
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En el directorio se tratan y comentan, de tiempo en tiempo, los principales fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido a nivel local en el último año relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC no contempla una revisión específica de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio.
    
    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Tal como se señaló previamente, CIC no cuenta con un plan de capacitación formal para sus directores, por lo que tampoco cuenta con un plan para su difusión.
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

  • 
    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio acuerda en sala las materias que dicen relación con contratación de asesores o expertos en diferentes áreas cuando así sea necesario y sin perjuicio de las facultades de la gerencia para tales efectos, todo conforme a los derechos y obligaciones de las sociedades anónimas.
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Tal como se señaló en la respuesta anterior, el directorio resuelve en sala la materia antedicha conforme a los derechos y obligaciones de las sociedades anónimas.
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC no contempla la difusión de materias que son propias de su organización interna.
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC tiene como política reunirse una vez por trimestre con los Auditores Externos. Una de las materias que se trata en dichas reuniones es el plan de auditoría anual, recomendaciones de control interno y resultados auditoria de estados financieros.
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC tiene como política reunirse una vez por semestre con los Auditores Externos. En dichas se reuniones se tratan, entre otras cosas, las diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC tiene como política reunirse una vez por semestre con los Auditores Externos. En caso de detectarse diferencias o irregularidades graves, éstas deben ser puestas inmediatamente en conocimiento del Comité de Directores.
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En las reuniones de CIC con los auditores externos se revisa el resultado del programa anual de auditoría.
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los directores tienen conocimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 18.045 de Mercado de Valores en todo aquello que dice relación con posibles conflictos de interés que puedan existir entre la empresa de auditoría y la posibilidad de que ésta preste simultáneamente otro tipo de servicios, tales como desarrollo de sistemas contables, tasaciones, valorizaciones, servicios actuariales, etc. Todo lo anterior se tiene en cuenta al momento de seleccionar a las empresas de auditoría.
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio ha dispuesto la creación de Comité de Riesgo compuesto por un Director, Gerente General, Gerente de Producción, Gerente de Administración y Finanzas y Contralor Corporativo, cuyo propósito es asistir al Directorio en el cumplimiento de su responsabilidad de supervisión en relación con la gestión de riesgos estratégicos, con el objetivo de minimizar impactos de los riesgos identificados. El Comité de Riesgos informa trimestralmente al directorio de los aspectos más relevantes que se hayan tratado en dichas reuniones.
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Comité de Riesgos tiene entre sus responsabilidades; definir y proponer al directorio la tolerancia al riesgo, alineamiento de la gestión de riesgo con la estrategia de la compañía, revisiones continuas de la matriz de riesgo y su metodología, dictar planes de mitigación a riesgos relevantes y revisar los planes de contingencia para reaccionar a eventos críticos, y analizar periódicamente los principales indicadores de riesgo. El Comité de Riesgos informa trimestralmente al directorio de los aspectos más relevantes que se hayan tratado en dichas reuniones.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Comité de Riesgos tiene entre sus responsabilidades; definir y proponer al directorio la tolerancia al riesgo, alineamiento de la gestión de riesgo con la estrategia de la compañía, revisiones continuas de la matriz de riesgo y su metodología, dictar planes de mitigación a riesgos relevantes y revisar los planes de contingencia para reaccionar a eventos críticos, y analizar periódicamente los principales indicadores de riesgo. El Comité de Riesgos informa trimestralmente al directorio de los aspectos más relevantes que se hayan tratado en dichas reuniones.
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Compañía cuenta con una Plan de Continuidad del Negocio (BCP) para esto se identificaron los procesos críticos del negocio, se definieron las probabilidades e impactos de 27 causas de riesgo, se detallaron los planes de mitigación y comunicación a los responsables para cada una de las causaes y anualmente se realiza un ensayo en un ambiente controlado para evaluarlo y adaptarlo.
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Comité de Directores se reúne trimestralmente con el área de Contraloría a efectos de analizar el programa o plan auditoría anual. A su vez el directorio se reúne anualmente con el área de Contraloría ocasión en la cual se revisa el programa o plan anual de auditoría. Adicionalmente, el presidente del directorio se reúne semanalmente con el área de Contraloría, reunión en la cual se trata de tiempo en tiempo y entre otras cosas, el programa o plan de auditoría.
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del directorio se reúne semanalmente con la área de Contraloría, y en caso de informarse la ocurrencia de deficiencias graves o situaciones irregulares se procede a citar a sesión extraordinaria de directorio a fin de acordar comunicárselas a los organismos fiscalizadores competentes.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del directorio se reúne semanalmente con el área de Contraloría, reunión en la cual se trata como uno de los puntos principales las mejoras que serían pertinentes realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se presenta trimestralmente al Directorio, todos los temas relacionados a la MPD 20.393, que son actualizaciones de nuevos delitos, matrices de riesgo por cada delitos, denuncias recibidas e investigadas, entre otros.
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del directorio se reúne semanalmente con el ejecutivo a cargo de las materias asociadas a Responsabilidad Social y no se ha estimado por ahora cambiar esa política.
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del directorio se reúne semanalmente con el ejecutivo a cargo de las materias asociadas a Responsabilidad Social a fin de resolver cualquier barrera social o cultural que inhiba la diversidad.
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se ha señalado, el presidente del directorio se reúne semanalmente con el ejecutivo a cargo de las materias asociadas a Responsabilidad Social.
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio contempla, una vez al año, en la fecha en la cual se realiza la junta ordinaria de accionistas, la visita de los directores en terreno, en la cual se revisan las principales instalaciones de la sociedad. Adicionalmente, el presidente del directorio vista todos los días las principales instalaciones de la sociedad.
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del directorio está informado de manera permanente de las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las instalaciones de la sociedad, toda vez que asiste a ellas todos los días.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del directorio está informado recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar, toda vez que asiste a ellas todos los días.
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • No
    Explicación:
    El directorio no lo estima necesario por ahora, sin embargo el presidente del directorio se junta de tiempo en tiempo con el área de Contraloría y sin la presencia del gerente general.
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio en su sesión mensual ordinaria o extraordinaria, detecta e implementa eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio en su sesión mensual ordinaria o extraordinaria resuelve la materia en consulta.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por el momento el directorio no ha estimado necesario contar con un procedimiento para dichos efectos, toda vez que actualmente no cuenta con antecedentes que le lleven a concluir sobre la existencia de barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacitación, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras. Sin perjuicio de lo anterior, el Código de Ética, el cual es aplicable a los miembros del directorio, establece un conjunto de principios y valores que buscan
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC cuenta con una planificación anual de todas las sesiones de directorio que se realizaran, como asimismo de las sesiones de Comité de Directores, las cuales exceden el número mínimo legal exigido. Asimismo se encuentra definido el tiempo aproximado que deben durar las sesiones como la antelación con la cual se deben enviar los antecedentes a los directores antes de cada sesión.
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe un procedimiento formal, sin embargo en situaciones de crisis se contempla el funcionamiento de manera extraordinaria del directorio.
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por el momento el directorio no lo ha estimado como necesario.
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por el momento el directorio no lo ha estimado como necesario.
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

  • 
    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Las actas de directorio se encuentran en custodia en las dependencias de CIC, y siempre están disponibles para ser revisadas por los directores cuando lo estimen necesario.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse a explicación 1 k) i)
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC le envía a cada uno de los directores, con una antelación que varía dependiendo de cada mes, las materias que serán tratadas en el próximo directorio, como asimismo los antecedentes necesarios para analizar previamente dichas materias.
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC tiene desarrollado un canal de denuncias en el cual se presentan de manera anónima las posibles situaciones irregulares al interior de la compañía. Sin perjuicio de lo anterior, no se ha estimado por ahora necesario que el directorio cuente con acceso directo y permanente a dicho canal.
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El texto del acta de directorio se le envía a cada uno de los directores para que lo revisen con detención. Posteriormente el texto definitivo del acta de directorio es aprobado y firmado en la sesión inmediatamente posterior.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Todas las actas se entregan oportunamente para su revisión, sin embargo ese plazo excede los 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no ha estimado necesario enviar a los accionistas los referidos antecedentes con dicha anticipación. Sin embargo CIC ha adoptado como política que al momento de enviarse la citación a la junta de accionistas se suba a la página web de la compañía los principales antecedentes laborales de los candidatos a directores.
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con una Política de elección de directores, donde se tratan estas materias al detalle.
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El abogado asesor, o quien hace de secretario de la sociedad, será el encargado de recibir los curriculum vitae de quienes postulen al cargo de director. Será encargado, además, de recibir la declaración de partes relacionadas que deben presentar los candidatos a directores, especialmente para directores independientes de acuerdo al Art. 50 bis de la Ley 18.046. El abogado asesor o secretario de la sociedad, se encargará de informar a los accionistas, la lista de candidatos a directores que hubieren aceptado su nominación y declarado no tener inhabilidades para desempeñar el cargo, con a lo menos, dos días de anticipación a la junta.
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con una Política de elección de directores, donde se definió que no podrán ser directores independientes, aquellas personas que en los últimos dieciocho meses se hayan encontrado en alguna de las siguientes circunstancias: 1) Mantuvieren cualquier vinculación, interés o dependencia económica, profesional, crediticia o comercial, de una naturaleza y volumen relevante, con la sociedad o las demás sociedades del grupo. 2) Mantuvieren una relación de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, con las personas indicadas en el punto anterior. 3) Hubiesen sido directores, gerentes, administradores o ejecutivos principales de organizaciones sin fines de lucro que hayan recibido aportes, contribuciones o donaciones relevantes. Hubiesen sido socios o accionistas que hayan poseído o controlado, directa o indirectamente, el 10% o más del capital; directores; gerentes; administradores o ejecutivos principales de entidades que han prestado servicios jurídicos o de consultoría, por montos relevantes, o de auditoría externa.
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no ha implementado un mecanismo que permita a los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no cuenta con mecanismos, procedimientos o sistemas que permitan lo anterior.
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no cuenta con mecanismos, procedimientos o sistemas que permitan lo anterior.
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio no cuenta con mecanismos, procedimientos o sistemas que permitan lo anterior.
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En la memoria anual de la sociedad se informa al público en general de las actividades realizadas por la sociedad durante el año en materia de responsabilidad social.
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC en 2022 identifico los grupos de interés y sus razones por los cuales tienen esta condición.
    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Comite de Riesgo se encarga de revisar los riesgos de sostenibilidad entre otras materias.
    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC confecciona indicadores SASB (por sus siglas en inglés Sustainability Accounting Standards Board) son un conjunto de estándares de divulgación de información sobre sostenibilidad para empresas, sobre los cuales se fijan metas y se revisa su evolución.
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse a la respuesta anterior.
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • Sí
    Global Reporting Initiative
    Global Reporting Initiative
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    CIC emite su reporte de sostenibilidad basado en GRI.
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Presidente y el Gerente General, éste último previa autorización del directorio, puede aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad a los accionistas, inversionistas y medios de prensa. Sin perjuicio de lo anterior, en la página web de CIC se encuentra disponible una serie de información de la compañía, la cual puede ser revisada por cualquier inversionista, accionista o medios de prensa.
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC cuenta con personas que dominan el idioma inglés para responder consultas a quienes no hablen español.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Actualmente no se tienen implementada una política restrictiva a dicho respecto, en el sentido que el Presidente y el Gerente General son por defecto quienes pueden responder las consultas de terceros, lo cual no impide que el directorio autorice a otras personas.
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio tiene como política analizar en cada oportunidad la información que se le revelará al mercado, con el objeto de que ésta sea lo más completa posible y a su vez de fácil comprensión o entendimiento. En ese sentido, se encuentra definido que trimestralmente, el Comité de Directores revise previamente la información financiera de la sociedad que será publicada en la Ficha Estadística Codificada Uniforme, para posteriormente pasar a revisión del directorio.
    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse a la respuesta anterior.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC no considera necesaria la asesoría de un experto.
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Tal como se señaló, el Comité de Directores y el Directorio se reúnen trimestralmente para tratar dichas materias.
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con una página web, cuya dirección es www.cic.cl, en la cual se puede acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.
    Si en su explicación usted hizo referencia a sus propias políticas, procedimientos, códigos u otros similares, favor indicar las URLs donde éstos se encontrarán disponibles en su sitio en Internet.
    
    

    Descripción	URL (ejemplo: http://www.svs.cl)
    URL	https://cic.cl

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC cuenta con un sistema y política de gestión y prevención de riesgos
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El área de gestión de riesgos, a cargo de Contraloría, es la encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgo. Dicha área reporta mensualmente al Comité de Riesgos y dos veces al año al Directorio.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC cuenta con una unidad de auditoría interna, la cual, entre otras funciones, es responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados. Dicha unidad reporta directamente el Comité de Auditoría y al Presidente.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La gestión de riesgo abarca todas las empresas del grupo y considera todos los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos estratégicos de la sociedad.
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC evalúa el impacto de cada uno de los riesgos identificados. Hoy la sociedad trabaja en la actualización y mejora de su proceso de gestión de riesgos.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
    The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
    Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT, por sus siglas en inglés)
    Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT, por sus siglas en inglés)
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    El proceso formal de control y gestión de riesgos implementado por CIC tiene como guía los principios, directrices y recomendaciones creados por COSO ERM 2017 y para los riesgos de ciberseguridad se utiliza la metodología COBIT y NIST
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC cuenta con Código de Ética, en el cual se establecen los criterios de conductas a los cuales se deben atener en su actuar todos los empleados de CIC, tanto en las relaciones internas, como asimismo en las relaciones con los clientes o proveedores. Dicho Código de Ética es aplicable a todos quienes integran la compañía, vale decir, directores, gerentes, ejecutivos principales, operaros, etc.
    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC mantiene una capacitación permanente de sus empleados.
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC no tiene como política revisarlo anualmente, sin embargo dicha revisión se lleva a cabo siempre que las personas responsables de dicha materia lo estimen conveniente.
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC tiene implementado un procedimiento de denuncias anónimas que contempla cinco canales: 1) Reporte web mediante un formulario. 2) E-Chat 3) Teléfono gratuito con atención entre 8 a 22 Hrs. 4) Casilla de email. 5) Un numero Whatsapp. Al finalizar el reporte, el denunciante recibe el numero de reporte y clave, para hacer seguimiento de su denuncia y mantener contacto con el Comité de Ética, de este modo se resguarda el anónima del denunciante.
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El procedimiento de denuncias garantiza el anonimato dado que el canal es administrado por un proveedor independiente.
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El denunciante recibe el numero de reporte y clave, para hacer seguimiento de su denuncia y mantener contacto con el Comité de Ética, de este modo se resguarda el anónima del denunciante.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El procedimiento de denuncias y el canal de deuncias se encuentra en la pagina web de CIC, disponible para todos los trabajadores de la empresa, como asimismo a clientes y proveedores.
    

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del Directorio se reúne semanalmente con el Gerente de Recursos Humanos, instancia en la cual se analizan, entre otras, y siempre y cuando sea pertinente, las materias referida en la pregunta del presente acápite.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del Directorio se reúne semanalmente con el Gerente de Recursos Humanos, instancia en la cual se analizan, entre otras, y siempre y cuando sea pertinente, las materias referida en la pregunta del presente acápite.
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del Directorio se reúne semanalmente con el Gerente de Recursos Humanos, instancia en la cual se analizan, entre otras, y siempre y cuando sea pertinente, las materias referida en la pregunta del presente acápite.
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del Directorio se reúne semanalmente con el Gerente de Recursos Humanos, instancia en la cual se analizan, entre otras, y siempre y cuando sea pertinente, las materias referida en la pregunta del presente acápite.
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del Directorio se reúne semanalmente con el Gerente de Recursos Humanos.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El presidente del Directorio revisa, a lo menos con una frecuencia semestral, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales.
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía tiene contratado diversos estudios que se refieren a la materia.
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC no considera necesario ni conveniente difundir la estructura salarial de los ejecutivos principales.
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    CIC no considera necesario someter dichas materias a la aprobación de los accionistas, toda vez, y en conformidad a lo dispuesto en le ley, somete dichas materias al conocimiento y aprobación del directorio.
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio estima innecesaria la revisión de la presente política por un tercero
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse a la respuesta contenida en 4 a) i.
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse a la respuesta contenida en 4 a) i.
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Por favor remitirse a la respuesta contenida en 4 a) i.