1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013: “Cada vez que se produzca la renovación del directorio, durante las primeras semanas desde que entre en funcionamiento el nuevo directorio, el gerente general y/o los demás gerentes deberán hacer una o más presentaciones que tendrán por objeto informar a los nuevos directores entrantes acerca de la sociedad, sus negocios, riesgos, políticas, procedimientos, principales criterios contables y del marco jurídico más relevante aplicable a la sociedad y a su directorio. En caso de producirse la vacancia de un director, también deberá hacerse la correspondiente inducción al Director reemplazante que se designe interinamente. Para estos efectos, durante las primeras semanas desde que asuma el cargo, los distintos gerentes de la compañía deberán reunirse con el director reemplazante para entregarle la información antes referida.” En sesión extraordinaria de Directorio de fecha 24 de marzo de 2014, se aprobó: “El procedimiento/mecanismo para la inducción de cada nuevo Director y Gerente General es el que a continuación se indica. Director/Gerente General: i)Entrega de un set de información digital que contenga, a lo menos: Memoria Anual, Estados Financieros Trimestrales del año, Planificación Estratégica, Actas de Directorios de los últimos 12 meses, Actas de Juntas de Accionistas celebradas en los últimos 24 meses y presentaciones del Gerente General al Directorio en las últimas 3 sesiones;ii)Entrega de copia física del Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado y Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. iii)Concertar reuniones de inducción con el Gerente General y Fiscal de la Sociedad, sin perjuicio de la reunión que deba sostener con el Director o el Gerente General, según sea el caso. Gerentes de Áreas: i)Entrega de un set de información digital que contenga, a lo menos: Memoria Anual, Estados Financieros Trimestrales del año y Planificación Estratégica.ii)Entrega de copia física del Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado y Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. iii)Concertar reuniones de inducción con el Presidente del Directorio, Gerentes de Áreas y Fiscal de la Sociedad, sin perjuicio de la reunión que deba sostener con el nuevo ejecutivo.” Asimismo, se entrega el Código de Conducta y Ética y el Modelo de Prevención del Delito a cada Director, ejecutivos principales y a todo el personal.
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se menciona en el punto anterior, el procedimiento/mecanismo para la inducción de cada nuevo Director, Gerente General y Gerentes de Área comprende la entrega de copia física del Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado; el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad; el Código de Conducta y Ética; y el Modelo de Prevención del Delito.
    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En sesión extraordinaria de Directorio de fecha 24 de marzo de 2014, se aprobó como parte del procedimiento/mecanismo para la inducción de cada nuevo Director, Gerente General y Gerentes de Área, hacer la entrega de un set de información digital que contenga, a lo menos: Memoria Anual, Estados Financieros Trimestrales del año, Planificación Estratégica, Actas de Directorios de los últimos 12 meses, Actas de Juntas de Accionistas celebradas en los últimos 24 meses y presentaciones del Gerente General al Directorio en las últimas 3 sesiones. Asimismo, la misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que guían el actuar de la Sociedad se encuentran en el Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado; el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad; el Modelo de Prevención del Delito y el Código de Conducta y Ética, los cuales se entregan a cada nuevo Director, Gerente General y Gerentes de Área.
    
    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013, establece que cada vez que se produzca la renovación del Directorio, durante las primeras semanas desde que entre en funcionamiento el nuevo Directorio, el gerente general y/o los demás gerentes deberán hacer una o más presentaciones que tendrán por objeto informar a los nuevos directores entrantes acerca de la sociedad, sus negocios, riesgos, políticas, procedimientos, principales criterios contables y del marco jurídico más relevante aplicable a la sociedad y a su Directorio. Del mismo modo, en caso de producirse la vacancia de un director, también deberá hacerse la correspondiente inducción al Director reemplazante que se designe interinamente. Además, en sesión extraordinaria de Directorio de fecha 24 de marzo de 2014, se aprobó como parte del procedimiento/mecanismo para la inducción de cada nuevo Director, Gerente General y Gerentes de Área, concertar reuniones de inducción con el Presidente del Directorio, Gerente General y Fiscal de la Sociedad. Asimismo, el Directorio en sesión ordinaria Nº 230 de fecha 21 de noviembre de 2016, acordó mandatar a la administración para que las leyes y normativas de la SVS aplicables a la Sociedad, sean entregadas a todo nuevo director en un pendrive como parte del proceso de inducción.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del Directorio son informados en la inducción a los nuevos directores mencionada anteriormente. (Acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013). Dichos deberes no se informan mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que hayan ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes, debido a que dichos fallos o sanciones son información pública a nivel nacional.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dentro de la inducción a los nuevos directores, mencionada anteriormente, se informa sobre los principales acuerdos adoptados en los últimos años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas que están contenidas en las respectivas actas de sesiones de Directorio.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dentro de la inducción a los nuevos directores, mencionada anteriormente, se informa sobre las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto a sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dentro de la inducción a los nuevos directores, mencionada anteriormente, se entrega el Código de Conducta y Ética, en el cual se establece que se entiende por conflicto de interés. Asimismo, una vez recibido el Código de Conducta y Ética por el nuevo director se debe declarar a la administración la existencia o no de conflictos de interés.
    

  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

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    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del Directorio para la actualización de conocimientos, que define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del Directorio para la actualización de conocimientos, que como parte de esas materias contemple las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del Directorio para la actualización de conocimientos, que como parte de esas materias contemple los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a la inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del Directorio para la actualización de conocimientos, que como parte de esas materias contemple las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del Directorio para la actualización de conocimientos, que como parte de esas materias contemple los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del Directorio para la actualización de conocimientos, que como parte de esas materias contemple la revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el Directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    
    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Al no contar con el mencionado procedimiento, no se difunde.
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

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    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013, que aprobó lo siguiente: “No adoptar una práctica como la que se propone en la NCG No. 341, atendido a que la contratación de asesores externos normalmente se debe a situaciones excepcionales, las que requieren una consideración caso a caso, como ha ocurrido hasta ahora, y no una política general. Tampoco se consideró necesario contar con un presupuesto especial, pues el Directorio, en su carácter de administrador de la sociedad, tiene acceso libre a los recursos que se requieran para estas contrataciones. Lo anterior, en atención a que, por su naturaleza, estas asesorías tienen precios muy disímiles unas de otras, lo que dificulta la asignación de un presupuesto rígido.” Posteriormente, en sesión ordinaria de Directorio Nº206 de fecha 9 de septiembre de 2014, se aprobó lo siguiente: “En cada ocasión que la administración de la Sociedad contrate asesorías de cualquier clase, deberá informar debidamente al directorio sobre las contrataciones en estas materias, independiente del monto de éstas, el cual deberá igualmente informarse.”
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se mencionó anteriormente, no existe una política para la contratación de asesores externos, debido a que la contratación de éstos se debe generalmente a situaciones puntuales. Es por esta razón que en caso que uno de los integrantes del Directorio requiera la contratación de una asesoría, dicho requerimiento será evaluado en sesión de Directorio, lo cual quedará debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe una política para la contratación de asesores que contemple la difusión de las asesorías solicitadas y no contratadas. Sin perjuicio de ello, todas las asesorías solicitadas y no contratadas quedan debidamente reflejadas en el acta de la sesión correspondiente. Asimismo, todos los gastos en asesorías aprobadas se revisan mes a mes en los Directorios.
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

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    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se reúne al menos tres veces al año, para analizar el programa o plan de auditoría, con uno de los socios y ejecutivos principales de la empresa auditora.
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se reúne al menos tres veces al año, para analizar eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna, con uno de los socios y ejecutivos principales de la empresa auditora. Lo anterior, lo realiza a través de la carta de gerencia enviada directamente por la empresa de auditoría externa.
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se reúne al menos tres veces al año, para analizar eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes, con uno de los socios y ejecutivos principales de la empresa auditora.
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se reúne al menos tres veces al año, para analizar los resultados del programa anual de auditoría, con uno de los socios y ejecutivos principales de la empresa auditora.
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio se reúne al menos tres veces al año, para analizar los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios de la Sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones, con uno de los socios y ejecutivos principales de la empresa auditora.
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

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    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Sin perjuicio de no existir una unidad de gestión de riesgo, hay una función de riesgo que está radicada en el Gerente General.
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio revisa periódicamente la matriz de riesgos de cada área de inversión de la Sociedad que presenta el Gerente General.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Dentro de las funciones constantes del Gerente General se encuentra la de realizar recomendaciones y mejoras al Directorio, que en su opinión sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se cuenta con planes de contingencia para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos.
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

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    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con una unidad de auditoría interna o un responsable de función equivalente, debido a su pequeña estructura, la cual se encuentra compuesta por 8 trabajadores incluyendo al personal auxiliar. Sin perjuicio a lo anterior, el Gerente General solicita informes de auditoría y su respectivo seguimiento a sus empresas filiales. Asimismo, los auditores externos independientes KPMG, entregan una carta de gerencia anual al Directorio en la que presentan las debilidades de la Sociedad.
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con una unidad de auditoría interna o un responsable de función equivalente, debido a su pequeña estructura, la cual se encuentra compuesta por 8 trabajadores incluyendo al personal auxiliar. Sin perjuicio a lo anterior, el Gerente General solicita informes de auditoría y su respectivo seguimiento a sus empresas filiales. Asimismo, los auditores externos independientes KPMG, entregan una carta de gerencia anual al Directorio en la que presentan las debilidades de la Sociedad.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con una unidad de auditoría interna o un responsable de función equivalente, debido a su pequeña estructura, la cual se encuentra compuesta por 8 trabajadores incluyendo al personal auxiliar. Sin perjuicio a lo anterior, el Gerente General solicita informes de auditoría y su respectivo seguimiento a sus empresas filiales. Asimismo, los auditores externos independientes KPMG, entregan una carta de gerencia anual al Directorio en la que presentan las debilidades de la Sociedad.
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con una unidad de auditoría interna o un responsable de función equivalente, debido a su pequeña estructura, la cual se encuentra compuesta por 8 trabajadores incluyendo al personal auxiliar. El Directorio de la Sociedad en sesión ordinaria Nº233 de fecha 21 de marzo de 2017, aprobó el modelo de prevención de delitos presentado por la administración y recomendado por el Comité de Directores. Actualmente, el modelo de prevención del delito se encuentra completamente implementado y certificado por la empresa BH Compliance para los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho a funcionario público nacional o extranjero, receptación, administración desleal, apropiación indebida, negociación incompatible y soborno entre particulares.
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

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    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe una unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsables de función equivalente.
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe una unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsables de función equivalente.
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe una unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsables de función equivalente.
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la Sociedad, para conocer el estado y funcionamiento de dichas dependencias e instalaciones debido a que la matriz no tiene dependencias o instalaciones fuera de la oficina central. Sin perjuicio de ello, en acuerdo vigente del Directorio Ordinario Nº230 de la Sociedad de fecha 21 de noviembre de 2016, se acordó lo siguiente: “Mandatar a la administración para que incluya dentro del proceso de inducción de cada nuevo Director, la realización de visitas en terreno a las dependencias e instalaciones de la Sociedad y filiales.” Asimismo, los directores de las filiales y de las principales coligadas nombrados por la Sociedad visitan las instalaciones al ir a las sesiones de directorio. En dichas visitas conocen sobre el estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones y participan en los Directorios.
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los directores de las filiales y de las principales coligadas nombrados por la Sociedad dan conocer las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las dependencias e instalaciones de la Sociedad, lo que se presenta al Directorio. Asimismo, la misma firma que audita a la Sociedad, es la que presenta un plan individual y global de mejoras de control interno o procedimiento interno que abarcan de forma integral un mejor funcionamiento. Dichas recomendaciones son revisadas por el Directorio, quienes encargan las tareas necesarias para su mejor funcionamiento.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Los directores de las filiales y de las principales coligadas nombrados por la Sociedad dan a conocer al Directorio de las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • No
    Explicación:
    Las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras e) y la f) anteriores, siempre se realizan en sesiones de Directorio, en las cuales es esencial la participación del Gerente General puesto que él es el responsable de la función de contraloría y de la gestión de riesgo de la Sociedad y sus filiales.
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el Directorio de no existir esas barreras.
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal que contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el Directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del Directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal que considere la asesoría de un experto ajeno a la Sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento, atendido a que la contratación de asesores externos normalmente se debe a situaciones excepcionales, las que requieren una consideración caso a caso, como ha ocurrido hasta ahora, y no una política general.
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal para la detección a que se refiere los números i a iii anteriores.
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

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    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que le permita acceder de manera segura y permanente a las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del Directorio de los últimos 3 años. Existe un acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013, que aprobó lo siguiente: “Que el Gerente General de la Compañía continúe con la práctica de mantener un archivo ordenado de toda la documentación, fundamentos, elementos y demás información de la sociedad que se hayan tenido en vista o se estén considerando para adoptar los diversos acuerdos del Directorio, a objeto de evitar que como consecuencia del reemplazo, incapacidad, ausencia o renuncia de uno o más de sus miembros, se afecte la normal y oportuna toma de decisiones del mismo. Este archivo podrá mantenerse en forma física o electrónica, debiendo siempre estar disponible en las oficinas de la sociedad. El Gerente General podrá delegar esta función. Se entiende esta información como reservada o confidencial. Los Directores que no estén en ejercicio, tendrán acceso a la información que corresponda mientras ejercieron el cargo.” A mayor abundamiento, el área de Fiscalía deja constancia y lleva un archivo en formato electrónico de toda la información que haya sido entregada a los Directores como antecedente para adoptar un acuerdo. Además, las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del Directorio, se encuentran en archivo digital en las oficinas de la Sociedad. Sin embargo, no existe un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que le permita acceder de manera remota a las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del Directorio de los últimos 3 años.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que le permita acceder de manera segura y permanente a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma. Dicha información, se envía al menos con cinco días de antelación. Asimismo, el área de Fiscalía de la Sociedad lleva un archivo en formato electrónico, de los documentos que sintetizan las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión, de los cuales, se les permite acceder de manera segura pero no remota, a todos los directores. Sin embargo, no existe un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que le permita acceder de manera remota a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Sociedad de Inversiones Norte Sur S.A. permite el acceso a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva. Dicha información, se envía al menos con cinco días de anticipación.
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El canal formal de consulta y denuncias que contempla el Código de Conducta y Ética es el correo electrónico eticanortesur@kpmg.com
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El texto definitivo del acta de dicha sesión es enviado vía correo electrónico a cada director, con al menos cinco días de anticipación a la siguiente sesión.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se mencionó anteriormente, el texto definitivo del acta de dicha sesión es enviado vía correo electrónico a cada Directorio, con al menos cinco días de anticipación a la siguiente sesión, para su revisión y comentarios.
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la Sociedad se puedan informar con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del Directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la Sociedad se puedan informar, antes de la votación correspondiente, del número máximo de Directorios que, en opinión del Directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la Sociedad se puedan informar, antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la Sociedad se puedan informar, antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la Sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Debido a (a) la contingencia sanitaria que afectaba al país en ese momento; y (b) que en el referido contexto, la Comisión para el Mercado Financiero emitió con fecha 18 de marzo del 2020 la Norma de Carácter General N°435 y Oficio Circular N°1141 sobre procedimientos de participación a distancia en juntas de accionistas; se acordó en sesión extraordinaria de Directorio de fecha 30 de marzo de 2020, en línea con las medidas y recomendaciones impartidas por las autoridades, y con el objeto de resguardar la salud y el bienestar de los colaboradores y accionistas de la Sociedad, adoptar las siguientes medidas para la Junta Ordinaria de Accionistas del año 2020: (i) Participación y votación remota: Se aprobó la implementación de medios tecnológicos que permitan la participación y votación de los señores accionistas y sus apoderados, y los ejecutivos y directores de la Sociedad en la Junta a distancia, sin necesidad de concurrir físicamente a las mismas. Dichos medios tecnológicos implementados cumplieron los siguientes estándares: (a) garantizar la identidad de los accionistas y sus apoderados; (b) garantizar la participación de la CMF en la Junta, si así se requiere por ley; y (c) cautelar el principio de simultaneidad o secreto de las votaciones que se efectúen. (iii) Calificación de Poderes: Se aprobó que ésta se realizará por medio digital al correo de la Sociedad o de manera física, en caso de ser posible, en las oficinas sociales. A su vez, se autorizó la presentación de poderes y personerías vigentes por medio digital al correo de la Sociedad.
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Debido a (a) la contingencia sanitaria que afectaba al país en ese momento; y (b) que en el referido contexto, la Comisión para el Mercado Financiero emitió con fecha 18 de marzo del 2020 la Norma de Carácter General N°435 y Oficio Circular N°1141 sobre procedimientos de participación a distancia en juntas de accionistas; se acordó en sesión extraordinaria de Directorio de fecha 30 de marzo de 2020, en línea con las medidas y recomendaciones impartidas por las autoridades, y con el objeto de resguardar la salud y el bienestar de los colaboradores y accionistas de la Sociedad, adoptar las siguientes medidas para la Junta Ordinaria de Accionistas del año 2020: (i) Participación y votación remota: Se aprobó la implementación de medios tecnológicos que permitan la participación y votación de los señores accionistas y sus apoderados, y los ejecutivos y directores de la Sociedad en la Junta a distancia, sin necesidad de concurrir físicamente a las mismas. Dichos medios tecnológicos implementados cumplieron los siguientes estándares: (a) garantizar la identidad de los accionistas y sus apoderados; (b) garantizar la participación de la CMF en la Junta, si así se requiere por ley; y (c) cautelar el principio de simultaneidad o secreto de las votaciones que se efectúen.
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe un mecanismo que permita al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas.
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe un mecanismo que permita al público en general informarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo, por la misma razón de la explicación del número iii.
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Sociedad no ha aprobado una política ni establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a las políticas adoptadas por la Sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Sociedad no ha aprobado una política ni establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a los grupos de interés identificados por la Sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Sociedad no ha aprobado una política ni establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la Sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Sociedad no ha aprobado una política ni establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a los indicadores medidos de la Sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Sociedad no ha aprobado una política ni establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a la existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • No
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    Para efectos de la definición de las políticas, indicadores, y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, no se han seguido estándares internacionales.
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con un Departamento de Acciones y Relación con los Inversionistas, cuyo objetivo principal es responder de manera oportuna las inquietudes planteadas por nuestros accionistas y público en general. Sin perjuicio de ello, la Fiscalía responde de manera oportuna las inquietudes planteadas por nuestros accionistas y público en general.
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Sociedad de Inversiones Norte Sur S.A. cuenta con personas que dominan el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con un Departamento de Acciones y Relación con los Inversionistas, cuyo objetivo principal es responder de manera oportuna las inquietudes planteadas por nuestros accionistas y público en general. Sin perjuicio de ello, la Fiscalía responde de manera oportuna las inquietudes planteadas por nuestros accionistas y público en general.
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión para el público.
    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado, a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Sociedad de Inversiones Norte Sur S.A. no cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación que considere la asesoría de un experto ajeno de la Sociedad para la detección e implementación de eventuales mejoras, si no que realiza esta tarea el área de Fiscalía de la Sociedad.
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no cuenta con un procedimiento como el señalado.
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso, cuya dirección es: www.nortesur.cl
    

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación, el cual consiste en que el Directorio da directrices generales de políticas de gestión de riesgos al Gerente General.
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Sociedad no cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al Directorio. Sin embargo, el Gerente General realiza la función de gestión y control de riesgos de las distintas áreas de la Sociedad, en la que incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad. El Gerente General realiza dicha labor con el apoyo de las áreas de contraloría de las empresas filiales y de sus asesores.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Sociedad en sesión ordinaria Nº224 de fecha 17 de mayo de 2016, en consideración al tamaño de la matriz y a que las filiales tienen su propia área de auditoría interna, acordó otorgarle la función de Contraloría al Gerente de Administración y Control de Gestión. Actualmente el cargo de Gerente de Administración y Control de Gestión fue absorbido por el Gerente General, y por ende, en él recae la función de contraloría. A su vez, los auditores externos independientes KPMG, entregan una carta de gerencia anual al Directorio en la que presentan las debilidades de la Sociedad. Asimismo, en NS Agro (filial de la Sociedad) existe una unidad de auditoría interna o contraloría que realiza dicha función.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Gerente General realiza la función de gestión y control de riesgos de las distintas áreas de la Sociedad, en la que se incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad. El Gerente General realiza dicha labor con el apoyo de las áreas de contraloría de las empresas filiales y de sus asesores.
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Gerente General considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que las distintas áreas de la Sociedad están expuestas. Asimismo, en NS Agro (filial de la Sociedad) existe una unidad de auditoría interna o contraloría que realiza dicha función.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    El proceso de Gestión y Control de Riesgos tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales.
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Código de Conducta y Ética fue aprobado en sesión extraordinaria Nº62 de Directorio de fecha 24 de marzo de 2015, el cual es una síntesis de los valores, principios y normas de conducta que inspiran el quehacer corporativo de la Sociedad.
    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos y que contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la Sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Gerente General realiza la función de gestión y control de riesgos de las distintas áreas de la Sociedad. Asimismo, el Gerente General presenta la matriz de riesgos de la compañía al Directorio, al menos anualmente.
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013, que aprobó lo siguiente: “Que el Gerente General deberá velar por poner en conocimiento de todos quienes cumplan funciones en la empresa, la obligación de denunciar de inmediato ante la Gerencia General cualquier irregularidad o ilícito de que tome conocimiento en el ejercicio de sus funciones y que afecten significativamente a Norte Sur, incorporándolo al Reglamento Interno o a los contratos de Trabajo, si fuere necesario y a los Contratos con Prestadores de Servicio Externos. El Gerente General deberá reportar toda denuncia que reciba directamente al Directorio, debiendo mantenerse estrictamente en todo momento la confidencialidad tanto de la denuncia como de la identidad del denunciante. En caso de hechos que afecten al Gerente General o a un Director, el reporte se hará ante el Presidente del Directorio. Las filiales de Norte Sur, deberán adoptar una política análoga a la anterior por separado.” A su vez, el capítulo IX, artículo 31º, número 5º del Reglamento Interno, establece la obligación de denunciar las irregularidades, que adviertan en el establecimiento y los reclamos que se les formulen. Asimismo, el Código de Conducta y Ética establece lo siguiente: “El canal formal de consulta y denuncias es el correo electrónico eticanortesur@kpmg.com. Nos comprometemos a proveer a nuestra gente y a tercero en general, una manera segura de denunciar irregularidades o supuestos ilícitos de manera de garantizar la canalización y la adecuada gestión de la denuncia.”
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Sí, se garantiza el anonimato del denunciante y la confidencialidad de la denuncia como de la identidad del denunciante.
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como se mencionó en el número i, el Código de Conducta y Ética establece un canal formal para que el denunciante pueda conocer el estado de su denuncia, éste es el correo electrónico eticanortesur@kpmg.com.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En Acuerdo vigente Nº15 de sesión extraordinaria Nº62 de Directorio de fecha 24 de marzo de 2015, se aprobó el Código de Conducta y Ética y se encargó a la administración de la Sociedad poner sus disposiciones en práctica, lo cual fue realizado.
    

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si, a través del Código de Conducta y Ética.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio revisa anualmente las capacidades, funciones, objetivos y honorarios de los ejecutivos principales para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con las que deben contar, a través de la evaluación de desempeño para la determinación de los bonos anuales de gestión.
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio no ha implementado un procedimiento formal y que este en operación para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior, con el cual se puede identificar a potenciales reemplazantes.
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Acuerdo vigente del Directorio de la Sociedad de sesión extraordinaria Nº47 de fecha 18 de marzo de 2013, que aprobó lo siguiente: “Procedimiento para facilitar el adecuado funcionamiento de la sociedad ante el reemplazo o pérdida de gerentes o de ejecutivos principales: En caso de ausencia definitiva del Gerente General, el directorio podrá contratar los servicios de una empresa de head hunter u otra empresa que preste servicios similares, u optar por la contratación directa del reemplazante, debiendo considerar en forma especial la idoneidad técnica, el nivel educacional, la experiencia y/o cualquier otro factor relevante respecto de la persona que suplirá la vacancia. En caso de ausencia definitiva de algún ejecutivo principal, el Gerente General deberá procurar la pronta contratación de un reemplazante, siguiendo los criterios antes señalados. En la medida que sea posible, todo gerente o ejecutivo principal que deje su cargo deberá preparar un informe de todos los asuntos pendientes que estaban a su cuidado, indicando el estado de cada uno, los riesgos asociados, las personas que estén trabajando en el asunto y los pasos futuros recomendados. Dicho informe deberá ser entregado al Gerente General, quien lo entregará al ejecutivo reemplazante. Los nuevos gerentes o ejecutivos principales deberán pasar por un proceso de inducción en las primeras semanas desde que ingresen a la compañía, en el que uno o más funcionarios deberán informarle acerca de la sociedad y del área en la que se desempeñará, sus negocios, riesgos, políticas, procedimientos y marco jurídico más relevante. El Gerente General deberá velar por el cumplimiento de este proceso de inducción, salvo en el caso de vacancia de dicho cargo, en cuyo caso dicha responsabilidad recaerá en el directorio.”
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El procedimiento para la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio revisa anualmente las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la Sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se ha implementado un procedimiento formal que contemple la asesoría de un tercero ajeno a la Sociedad que apoye al Directorio en caso de que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se ha implementado un procedimiento formal que contemple la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en internet de la Sociedad.
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se ha implementado un procedimiento formal que contemple someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La autoevaluación del Directorio de Sociedad de Inversiones Norte Sur S.A. respecto a la adopción de prácticas de gobiernos corporativos, no ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la Sociedad.
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No hay persona o equipo de personas que realicen la revisión y validación de la autoevaluación del Directorio de la Sociedad, respecto a la adopción de prácticas de gobiernos corporativos.
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No hay persona o equipo de personas que realicen la revisión y validación de la autoevaluación del Directorio de la Sociedad, respecto a la adopción de prácticas de gobiernos corporativos.
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Remitirse a la respuesta del numeral i de la letra a) del punto 4.