Emisores de Valores de Oferta Pública
Emisores de Valores de Oferta Pública

ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES HABITAT S.A.

Prácticas de Gobierno Corporativo

Razón Social:
ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES HABITAT S.A.
RUT:
98000100-8
/

Período Consultado: 201812

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1. Del funcionamiento y composición del directorio

  • a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:


    • i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, los siguientes aspectos: - Código de Ética; - Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado; - Políticas de Inversión de los Fondos de Pensiones; - Politicas de Solución de Conflictos de Interés : la sociedad cuenta con un proceso de gestión de conflictos de interés, que permite verificar los eventuales conflictos que pueden presentarse en las inversiones personales con las inversiones de los Fondos de Pensiones y que regulado por la Superintendencia de Pensiones. - Politica de Riesgo Corporativo: que detalla los principales tipos de riesgo que enfrenta la sociedad y la forma de administrarlos.

      ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, los siguientes aspectos: - Descripción general del negocio; - Políticas aprobadas de Divulgación y Transparencia, que busca establecer las directrices que regulen y garanticen la difusión y comunicación de información relacionada con AFP Habitat y que sea de interés de los distintos grupos de interés o stakeholders con los cuales se relaciona. - Memoria Anual, en su capitulo de Sostenibilidad, se identifican los principales grupos de interés con los que la Compañía establece planes de relacionamiento. El encargado de coordinar esta inducción es el gerente general y debe ser realizada con el apoyo de los otros Directores y gerentes de la compañía.

      iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, los siguientes aspectos: - Misión, visión y valores corporativos; - Objetivos estrategicos y metas anuales de la compañía; - Código de Ética de la compañía; - Políticas aprobadas con anterioridad, que incluye la Politica de Gestión de Riesgo Corporativo, el Estatuto de Auditoría Interna y las Políticas de Inversión y Solución de Conflictos de Interés. El encargado de coordinar esta inducción es el gerente general y debe ser realizada con el apoyo de los otros Directores y gerentes de la compañía.

      iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, el conocimiento básico de las leyes y regulaciones que rigen la Compañía, que considera: - Decreto Ley Nº 3.500 y su Reglamento; - Compendio de Normas del Sistema de Pensiones; - Regimen de Inversión de los Fondos de Pensiones; - Ley N°18.046 y su Reglamento; - Ley N°18.045 El encargado de coordinar esta inducción es el gerente general y debe ser realizada con el apoyo de los otros Directores y gerentes de la compañía.

      v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, los siguientes aspectos: - Derechos y deberes de los Directores, que considera: La explicación de los deberes fundamentales para el ejercicio del cargo de director y la entrega antecedentes de casos más relevantes ocurridos en el mercado, en especial los relativos a la administración de los Fondos de Pensiones que administra la sociedad. El encargado de coordinar esta inducción es el gerente general y debe ser realizada con el apoyo de los otros Directores y gerentes de la compañía.

      vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, los siguientes aspectos: - Estrategia corporativa; - Prácticas de gobierno corporativo: sesiones de Directorio y descripción de los comités y sus tareas; - Los objetivos estrategicos y la estrategia de la compañía se definen para horizontes de largo plazo, con revisión anual, lo que incluye la explicación de los acuerdos adoptados con anterioridad, su evolución, cumplimiento y resultados. El encargado de coordinar esta inducción es el gerente general y debe ser realizada con el apoyo de los otros Directores y gerentes de la compañía.

      vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En sesión de Directorio de septiembre de 2018 se aprobó la actualización de la Política de Inducción para los nuevos Directores. Conforme a esta política, el proceso de inducción incluye, entre otros, los siguientes aspectos el analisis de: - Estados Financieros de la sociedad y de sus sociedades filiales; - Notas explicativas que incluyen las politicas y criterios contables; - Análisis razonado de los Estados Financieros de la Sociedad. El encargado de coordinar esta inducción es el gerente general y debe ser realizada con el apoyo de los otros Directores y gerentes de la compañía.

      viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El conflicto de interés se entiende como aquel en que los intereses personales o de personas relacionadas a uno o más directores pueden colisionar con los intereses de la Compañía, por lo que la sola posibilidad de que se exista esa situación, conforme a sus deberes de diligencia y debido cuidado y especialmente el deber de lealtad, se obligan a: 1) Informar al directorio sobre su existencia o posibilidad de ocurrencia; 2) Abstenerse de votar, sin perjuicio de emitir su opinión si así correspondiera por ley. 3) Informar las transacciones sobre algun titulo de inversión que algun director quisiera realizar a una unidad en la Compañía que tiene por objeto evitar que se produzcan conflictos de interés de este tipo. Los aspectos de conflictos de interés se encuentran regulados en: - Código de Ética Corporativo y Código de Ética y Conducta de Inversiones; - Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado; - Políticas de Solución de Conflictos de Interés de los Fondos de Pensiones. Adicionalmente, el Directorio estableció en las Políticas de Inversión y de Solución de Conflictos de Interés, lo siguiente: \\\"Existe conflicto de interés cuando en el ejercicio de las funciones de administración de los fondos, se origina una contraposición entre el interés de la Administradora (de acuerdo a la definición señalada en el artículo 154 inciso segundo del DL 3.500) y el Fondo de Pensiones. Se deberán efectuar todas las gestiones que sean necesarias para cautelar la obtención de una adecuada rentabilidad y seguridad en las inversiones de los Fondos que se administran. En cumplimiento de estas funciones, la compañía atenderá exclusivamente al interés de los Fondos y asegurará que todas las operaciones de adquisición y enajenación de títulos con recursos de los mismos, se realicen con dicho objetivo, procurando que las decisiones de inversión para un fondo no produzcan efectos negativos predecibles en los otros. En este sentido, los potenciales conflictos de interés se presentan: - Entre los fondos de pensiones; - Entre la Administradora y los Fondos de Pensiones; - Entre las personas relacionadas y los Fondos de Pensiones.\\\"

    b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:


    • i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Formalmente no hay nada definido, pero hay un aprendizaje continúo que en parte proviene de fallos y jurisprudencia sobre esa materia.

      vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

    c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:


    • i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No hay nada definido al respecto, lo cual nos parece debiera ser una materia a resolver en los estatutos y de responsabilidad de los accionistas.

      ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

    d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía es una sociedad anónima abierta que cuenta con un Comité de Directores y Auditoría y entre las funciones que cumple está la de examinar los informes de los auditores externos, proponer al directorio auditores externos y otras relativas a los auditores externos, razón por la cual, el Comité de Directores y Auditoría de AFP Habitat se reúne al menos 3 veces al año con los auditores externos. El directorio toma conocimiento mensualmente de lo tratado por el Comité de Directores y Auditoría.

      ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las eventuales diferencias detectadas en la Auditoría respecto a las prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna son reflejados en las Opiniones de los Auditores según la revisión de los Estados Financieros de los meses de junio y diciembre de cada año.

      iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si las hubiera, deben ser expuestas al directorio y resueltas conforme al mérito y efectos que tengan las situaciones.

      iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Anualmente el Comité de Directores y Auditoría y el Directorio toma conocimiento de la carta a la administración que emiten los auditores externos, de lo cual queda constancia expresa en acta.

      v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se debe aplicar la ley y aplicar los criterios que los deberes de cuidado, debida diligencia y lealtad exigen.

    e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio creó un Comité de Riesgo compuesto únicamente por directores, el cual vela por una adecuada identificación y gestión de los riesgos de la compañía, que desde enero del año 2018 se reune mensualmente . Las materias tratadas en el Comité de Riesgo son informadas al Directorio.

      ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio toma conocimiento anualmente de la Evaluación de Riesgo y aprueba los planes para mitigar las observaciones realizadas. Asimismo, el Directorio toma conocimiento si los riesgos de la compañía se encuentran dentro del Apetito de Riesgo definido. El Comite de Riesgo se encarga de las metodologias y analisis de las fuentes de riesgos y lo que resuelve lo informa al directorio.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí, dejando la evidencia en las actas de los comités.

      iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existen planes de contingencia para enfrentar diversos eventos críticos que pueden afectar la operación de la Compañía y que permitan asegurar la continuidad de sus operaciones. Para el caso del directorio, podemos mencionar que su funcionamiento puede ser con asistencia física o remota, según se acordó el año 2006 y además se debe considerar que existen dos directores suplentes de los directores autónomos.

    f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio aprueba anualmente el plan de auditoria interna. El comité de directores y auditoría en cumplimiento de sus funciones y por delegación del directorio, se reúnen con auditoría interna mensualmente , quienes exponen el programa o plan de auditoría anual, su estado de avance y cumplimiento, respecto del cual se realizan observaciones y consultas respecto del alcance de los distintos aspectos.

      ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Auditoría interna informa mensualmente al comité de Directores todas las observaciones que resultan de las revisiones de los distintos procesos, sean estas calificadas de significativas, menos significativas y las oportunidades de mejora

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las recomendaciones y mejoras se incluyen en los informes de auditoría revisando periódicamente su estado de avance

      iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El modelo se encuentra certificado por una entidad calificada y ha funcionado adecuadamente y la certificación se encuentra vigente a la fecha.

    g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Cabe señalar que la Compañía participa del Indice de Sostenibilidad Dow Jones Chile (DJSI) desde hace tres años, éste es el primer índice de sostenibilidad del país, que mide el desempeño de las empresas líderes en sostenibilidad a nivel local, en las dimensiones económica, social y ambiental, cuya medición es anual.

      ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la Memoria anual, que es aprobada por el Directorio, cuenta con un capítulo especial dedicado a sostenibilidad, incluyendo desempeño económico, medio ambiente e inversión social.

    h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:


    • i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio visita anualmente una sucursal de alguna región del país y se reúne por personal administrativo y de ventas y con el agente de la sucursal, para conocer e interiorizarse sobre la marcha de la gestión, recibir inquietudes y consultas y entregar respuestas y soluciones, así como también explicar los objetivos y metas de la compañía, recalcando los valores, visión y misión de la compañía. Se realizan reuniones colectivas y conversaciones uno a uno, con los mismos propósitos.

      ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Tal como ya se explicó, en la instancia de visita que hace el directorio, se abordan todo tipo de situaciones, inquietudes tanto de las dependencias físicas como de administración y objetivos de la compañía

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí, se consideran las recomendaciones, las que son incluidas en los planes de mejoramiento.

    i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.


    • Explicación:
      Hay reuniones de directorio, que en parte, se realizan sin la presencia del gerente general.

    j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Cuenta con la herramienta de autoevaluación que ha sido profesionalmente elaborada

      ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No. Sin embargo cabe señalar que el directorio acordó en el año 2016 la participación de los directores en forma remota, de modo que los eventos físicos que pudieran afectar la reunión en las oficinas de la compañía o la imposibilidad física de transportarse al lugar de reunión se encuentra resuelta medinate la posibilidad de poder participar en las reuniones de directorio en forma remota.

      vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Solo respecto del punto i).

    k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:


    • i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existe un mecanismo en línea que permite compartir documentos y en forma segura y remota.

      ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existe un mecanismo en línea que permite compartir documentos y en forma segura y remota.

      iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existe un mecanismo en línea que permite compartir documentos y en forma segura y remota.

      iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No. Existe en Comité de Ética compuesto por el Presidente, Vicepresidente y Gerente General que se reune al menos una vez por semestre, instancia en la cual toman conocimiento de las denuncias, conclusiones y resoluciones adoptadas en cada caso y en la que también adopta decisiones. Lo tratado en este comité se da cuenta al directorio.

      v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existe un mecanismo en línea que permite compartir documentos y en forma segura y remota.

      vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Normalmente están disponibles después del quinto día.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

  • a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:


    • i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Los Curriculum Vitae de los candidatos a Director se publican antes de la elección en la página web de la Sociedad.

      iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Salvo para el caso de los candidatos a directores independientes y autónomos

    b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:


    • i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

    c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:


    • i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No obstante la defensa del sistema previsional y educación previsional son objetivos estrategicos de la compañía, en los cuales se invierten importantes recursos ecónomicos y humanos, los cuales son fundamentables para el desarrollo sostenible. Asimismo, la Compañía realizó durante el año 2018, su segunda Cuenta Pública, con el objeto de informar a sus clientes y al público en general, sus principales actvidades y resultados en la gestión de los ahorros previsionales como en la atención de sus clientes.

      ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la Política de Divulgación y Transparencia, aprobada por el Directorio, se establecen los principales stakeholders de la Sociedad, así como las directrices que regulan y garantizan la difusión y comunicación de información relacionada con AFP Habitat y que sea de interés de los distintos grupos de interés o stakeholder. Asimismo, en la Memoria anual y en la Cuenta Pública se consideran temas de interés para distintos grupos de interés, como afiliados, pensionados, empleadores, opinión pública, entre otros.

      iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la Memoria anual, que es aprobada por el Directorio, cuenta con un capítulo especial que señala los principales riesgos que enfrenta la Compañía, su origen y la forma en que la Compañía los administra. Algunos de estos riesgos, son también comunicados en la Cuenta Pública.

      iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la Memoria anual, que es aprobada por el Directorio, cuenta con un capítulo especial dedicado a sostenibilidad, incluyendo desempeño económico, medio ambiente e inversión social.

      v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

    d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

    • No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      No

    e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:


    • i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):


      ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):


      iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      También puede hacerlo el gerente general y el presidente

    f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Sociedad cuenta con asesores externos expertos en comunicaciones, para mejorar sus comunicaciones con los distintos grupos de interés.

      ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Sociedad cuenta con asesores externos expertos en comunicaciones, para mejorar sus comunicaciones con los distintos grupos de interés.

      iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Sociedad cuenta con asesores externos expertos en comunicaciones, para mejorar sus comunicaciones con los distintos grupos de interés

      iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

    g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.


    • Explicación (2500 caracteres máximo):
      www.afphabitat.cl

3. De la gestión y control de riesgos

  • a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:


    • i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existe una Política de Riesgo Corporativo cuya actualización fue aprobada por el Directorio en octubre 2018, al que le corresponde aprobar el nivel de riesgo aceptable en la Compañía y supervisar la forma en que se administran los riesgos. Además se Cuenta con el Comité de Riesgo, compuesto solo por 3 directores que sesiona en forma mensual desde el año 2018, que será el encargado de apoyar al Directorio, cautelando que la Gestión de Riesgos sean conducidas conforme a la normativa y políticas aprobadas por el Directorio. Además, tendrá las facultades para solicitar cualquier información sobre eventos o incidentes que afecten o comprometan el patrimonio de la empresa. Así el Comité de Riesgo tendrá, ente otras, las siguientes responsabilidades: • Aprobar el plan de trabajo del área de Gestión de Riesgo. • Aprobar criterios y estándares asociadas a la metodología de riesgo de la Administradora. • Proponer al Directorio los criterios para definir el apetito y la tolerancia de riesgo. • Revisar los análisis efectuados, los planes de acción y medidas de mitigación, a partir de los informes presentados por Gestión de Riesgo. • Revisar el estado de avance de los compromisos asociados a la gestión de los riesgos en la AFP. • Supervisar las actividades de difusión que se realicen al interior de la organización. * Revisar periódicamente las políticas y los procedimientos de gestión de riesgo, así como su cumplimiento.

      ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí se cuenta con una Gerencia de Riesgos que constituye la segunda línea de defensa y que tiene como una de sus responsabilidades facilitar la identificación y cuantificación de los riesgos tanto inherentes como residuales en los procesos de la entidad, asesorando y entregando a las distintas áreas de negocio los criterios, lineamientos y metodologías aplicables para que identifique y valore los riesgos de cada proceso. La identificación y valoración de los riesgos y controles por procesos son comunicados al Comité de Riesgo, compuesto por tres directores.

      iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí se cuenta con una unidad de auditoría interna, que constituye la tercera línea de defensa y es responsable de velar por la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos. Esta unidad reporta mensual y directamente al Comité de Directores. Las materias tratadas en el Comité de Directores son informadas mensualmente al Directorio.

      iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Nuestro sistema de gestión de riesgo considera los riesgos directos de la Administradora y de los fondos de pensiones. Además considera a la filial.

      v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Consideramos los riesgos financieros que representa la posibilidad de un deterioro en los resultados o en el valor de la empresa debido al comportamiento de determinadas variables de mercado (tasas de interés, valor de acciones, valor dólar, etc.) que se relacionan con su estructura financiera. También considera los riesgos estratégicos que pueden afectar la sostenibilidad y el desarrollo del negocio de la Compañía y los riesgos reputacionales que pueden provenir desde las operaciones de la sociedad.

      vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
      Respuesta:

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      Adherimos a directrices COSO ERM.

      vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si. Se cuenta con el Código de Ética que fue actualizado y aprobado en septiembre 2018 por el Directorio. Además disponomenos de un Código de Ética y Conducta para las personas que participación de la gestión de inversiones de los Fondos de Pensiones que fue actualizado en junio de 2018.

      viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí. Contemplamos la capacitación de todo el personal de la Administradora en materia de gestión de riesgos, seguridad de la información, Código de Etica y cumplimiento, modelo de prevención del delito y prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

      ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí. La política de riesgo fue actualizada en octubre 2018 y la metodologia de riesgo en diciembre de 2018.

    b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sólo para empleados, ejecutivos y directores que se contempla en el Código de Ética y en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

      ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí, se garantiza tanto en el Código de Ética y en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

      iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí, está contemplado en el procedimiento.

      iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí, el documento Código de Ética se encuentra publicado en el sitio web de la Administradora. Adicionalmente se realizó un curso de capacitación sobre el mismo a todo el personal de la Compañía. El Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad y el Código de Ética se encuentran publicados en la intranet de la Administradora.

    c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se cuenta con una política de inclusión de personas senior, mayores de 55 años de modo de que el 15% de la dotación se encuentre en esta situación. En el Código de Ética Corporativo como en el Reglamento de Orden Higene y Seguridad se establecen normas de anti discriminación, arbitrarias y de igualdad de remuneraciones.

      ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí. La selección se realiza en base a un procedimiento riguroso y externalizado basado en las competencias y sin discriminación de género

      iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí. Existe un programa de talentos que busca identificar posibles personas para remplazo de cargos críticos en base a sus competencias actuales y posibilidades de desarrollo. Además existe un programa de backup de cargos críticos.

      iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sí. Existe un programa de backup de cargos ejecutivos que incluye gerente general y otros gerentes

      v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se actualizan anualmente

    d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Existe una política de compensaciones para el gerente general y otros ejecutivos de la Compañía que contempla equidad interna y de mercado y cuyo resultado se presenta al Directorio anualmente

      ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se cuenta con estudios de compensaciones que son provistos por empresas certificadas y reconocidas del país.

      iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

4. De la evaluación por parte de un tercero

  • a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:


    • i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No

      iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No